Control documental: el ciclo de vida de un documento, de la solicitud a la obsolescencia
Solicitud, elaboración, revisión, aprobación, divulgación, lectura y obsolescencia. Qué debe quedar en cada paso para que el documento sea confiable.
· 2 min de lectura
Un procedimiento puede estar perfectamente escrito y aun así ser un problema: si nadie sabe cuál es la versión vigente, si quien lo usa nunca lo leyó o si la versión vieja sigue impresa en la pared.
El control documental existe para resolver eso. Y se entiende mejor como un ciclo de vida.
Las etapas
- Solicitud. Alguien detecta que falta un documento o que uno debe cambiar, y lo pide con una justificación.
- Elaboración. Una persona redacta el contenido, idealmente quien conoce el proceso.
- Revisión. Otra persona revisa que sea correcto y aplicable. Puede devolverlo con un motivo.
- Aprobación. Quien tiene la autoridad lo aprueba y se publica la versión.
- Divulgación. Se comunica a quienes lo deben aplicar.
- Lectura. Cada persona confirma que lo leyó. Esta es la evidencia que más falta en las auditorías.
- Revisión periódica. Cada cierto tiempo se confirma que sigue vigente.
- Obsolescencia. Cuando se reemplaza, la versión anterior queda en el historial, no en uso.
Lo que debe quedar en cada paso
- Quién lo hizo y cuándo.
- Qué versión es y qué cambió.
- Por qué se devolvió, si se devolvió.
- A quién se divulgó y quién confirmó la lectura.
Errores frecuentes
- Codificar a mano y repetir códigos.
- Aprobar sin revisión porque "es urgente".
- Divulgar por correo y no tener cómo demostrar la lectura.
- Dejar versiones obsoletas en carpetas compartidas.
Cómo se hace en FastOfi
En Documentos eliges el tipo y el proceso y el código se genera solo, con la estructura del tipo (por ejemplo, tipo-proceso-consecutivo). Asignas quién elabora, revisa y aprueba, con fechas, y cada uno recibe su pendiente en la pestaña Mis pendientes y en el correo diario de las 6 a. m.
Después de aprobado, defines a quién se divulga y cada persona confirma su lectura. Para cambiar un documento aprobado se crea una nueva versión y la anterior queda en el historial. Si ya tienes tus documentos en PDF, el cargue asistido propone sus datos para migrarlos más rápido.
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