Cómo prepararte para una visita del INVIMA sin perder la semana
Lo que el inspector pide primero, cómo tenerlo a un clic y por qué la evidencia debe existir antes de la visita, no durante.
· 3 min de lectura
Cuando llega la notificación de una visita, en muchas plantas empieza la misma escena: carpetas que se buscan en tres oficinas, firmas que faltan, versiones de procedimientos que no coinciden con lo que se hace en el piso. La visita dura un día; la angustia, una semana.
La buena noticia es que casi todo lo que el inspector pide se repite. Si lo tienes ordenado, la visita se vuelve una conversación técnica y no una búsqueda del tesoro.
Lo que piden primero
- Documentos vigentes: procedimientos, instructivos y formatos con su versión aprobada, fecha y firmas de quien elaboró, revisó y aprobó.
- Evidencia de que el personal los conoce: quién los leyó y cuándo.
- Registros de lote: qué se usó, en qué cantidades, quién ejecutó y quién verificó cada paso.
- Desviaciones y no conformidades: qué pasó, por qué pasó y qué hiciste para que no se repita.
- Estado de los materiales: qué está en cuarentena, qué está aprobado y qué fue rechazado.
Cómo tenerlo listo sin correr
- Un solo lugar para los documentos. Si un procedimiento existe en el servidor, en un correo y en papel, tienes tres versiones y ninguna confiable.
- Firmas con fecha y responsable, no a mano al final. La evidencia vale cuando se genera en el momento.
- Divulgación con lectura confirmada. No basta con publicar; hay que demostrar que la gente lo leyó.
- Cada desviación con su análisis. Una no conformidad abierta y analizada da más confianza que una cerrada sin causa.
- Un simulacro al trimestre. Pide a alguien de otra área que te solicite cinco evidencias al azar y mide cuánto tardas.
Cómo se hace en FastOfi
En FastOfi cada documento pasa por elaboración, revisión y aprobación con su responsable y su fecha, y después se divulga a quien lo necesita: cada persona confirma su lectura y queda el registro. Las no conformidades siguen cuatro etapas (evaluación, análisis de causa, implementación y verificación de eficacia) y cada etapa avisa a su responsable. En Logística, cada lote tiene su estado de calidad, así que lo que está en cuarentena no se puede usar por error.
El resultado es que, cuando el inspector pide algo, lo buscas por código o por lote y lo muestras en pantalla, con su historial.
La visita no se prepara la semana anterior. Se prepara cada día que registras bien.
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