Política de tractament i protecció de dades personals

1. Qui som i en quina condició tractem les teves dades

FastOfi Corp S.A.S., societat mercantil identificada amb el NIT 901.031.306-1, domiciliada a Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia, correu [email protected], telèfon ___, és responsable del tractament de les dades personals descrites en aquesta política.

FastOfi desenvolupa i opera una plataforma de gestió (ERP) per a empreses de fabricació regulada i serveis farmacèutics. Aquesta doble naturalesa —una empresa que té els seus propis clients, i una plataforma on aquests clients carreguen dades de tercers— fa que tractem dades personals en dues condicions diferents, explicades a l'apartat 3.

2. Abast i definicions

Aquesta política s'aplica a totes les dades personals que tracti FastOfi, ja sigui a través del lloc fastofi.com, de la plataforma, dels nostres canals comercials i de suport, o dels nostres processos interns.

Fem servir les definicions de l'article 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: la persona física les dades personals de la qual són objecte de tractament.
• Dada personal: qualsevol informació vinculada o que es pugui associar a una o diverses persones físiques determinades o determinables.
• Dada sensible: la que afecta la intimitat del titular o l'ús indegut de la qual pot generar discriminació; entre d'altres, les dades relatives a la salut, la vida sexual i les dades biomètriques.
• Responsable del tractament: qui decideix sobre la base de dades i el seu tractament.
• Encarregat del tractament: qui tracta dades personals per compte del responsable.
• Tractament: qualsevol operació sobre dades personals, com ara la recollida, l'emmagatzematge, l'ús, la circulació o la supressió.
• Autorització: consentiment previ, exprés i informat del titular per dur a terme el tractament.
• Avís de privadesa: comunicació que es posa a disposició del titular per informar-lo sobre el tractament, les seves finalitats i la manera d'accedir a aquesta política.

3. Els nostres dos rols: responsable i encarregat

Aquesta distinció és la part més important del document i determina a qui t'has d'adreçar per exercir els teus drets.

3.1. FastOfi com a responsable

Som responsables de les dades que recollim pel nostre compte i per a les nostres pròpies finalitats: visitants del lloc web, persones que sol·liciten una demo, contactes comercials, persones de contacte dels nostres clients i proveïdors, candidats a vacants i el nostre propi equip.

3.2. FastOfi com a encarregat

Quan un client contracta la plataforma i hi carrega informació —empleats, contactes de proveïdors i, al mòdul de servei farmacèutic, dades de pacients— el responsable d'aquestes dades és el client, no FastOfi. Nosaltres actuem com a encarregats: les tractem únicament seguint les seves instruccions i per prestar-li el servei contractat.

En aquesta condició:

• No fem servir la informació d'un client per a finalitats pròpies, ni la cedim, ni la comercialitzem.
• No creuem ni barregem la informació entre clients diferents. Cada instància està aïllada.
• No fem servir les dades d'un client per entrenar models d'intel·ligència artificial de propòsit general ni per millorar el producte de manera que siguin identificables o recuperables per tercers.
• Apliquem les mesures de seguretat de l'apartat 12 i avisem el client davant de qualsevol incident.
• Retornem o suprimim la informació en finalitzar el contracte, en els termes que s'hi hagin pactat.

Les condicions d'aquest rol es formalitzen en un acord d'encàrrec del tractament, annex al contracte de servei.

Si ets pacient, empleat o proveïdor d'una empresa que fa servir FastOfi i vols conèixer, actualitzar o suprimir les teves dades, t'has d'adreçar a aquesta empresa, que n'és la responsable. Si ens escrius directament, t'orientarem i informarem el nostre client, però no podem modificar ni lliurar informació de la seva instància sense la seva instrucció.

4. Principis que apliquem

Tot tractament que duem a terme se subjecta als principis de l'article 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalitat: el tractament és una activitat reglada.
• Finalitat: obeeix a una finalitat legítima que comuniquem al titular.
• Llibertat: només tractem dades amb consentiment previ, exprés i informat, o per mandat legal o judicial.
• Veracitat o qualitat: la informació ha de ser veraç, completa, exacta, actualitzada, comprovable i comprensible.
• Transparència: garantim al titular el dret a obtenir informació sobre les seves dades.
• Accés i circulació restringits: les dades només són accessibles per a les persones autoritzades.
• Seguretat: adoptem mesures tècniques, humanes i administratives per evitar-ne l'adulteració, la pèrdua, la consulta o l'accés no autoritzat.
• Confidencialitat: les persones que intervenen en el tractament estan obligades a guardar-ne reserva, fins i tot després d'haver acabat la seva vinculació.

5. Quines dades tractem i per a què

Com a responsables, tractem les categories següents. Només recollim el que necessitem per a cada finalitat.

No prenem decisions automatitzades que produeixin efectes jurídics sobre els titulars. Les funcions d'intel·ligència artificial de la plataforma generen suggeriments i esborranys; la decisió i la signatura són sempre d'una persona.

6. Dades sensibles i de menors d'edat

Com a responsables no recollim dades sensibles. No les demanem al lloc web, al formulari de demo ni als nostres canals comercials.

Com a encarregats, la plataforma pot emmagatzemar dades relatives a la salut quan un client opera el mòdul de servei farmacèutic. En aquest cas:

• El responsable d'obtenir l'autorització expressa del pacient és el client.
• Ningú no està obligat a autoritzar el tractament de dades sensibles, ni a revelar dades sensibles o de menors d'edat.
• Apliquem control d'accés per rol, xifratge i registre d'auditoria sobre aquesta informació, i l'accés del nostre personal de suport queda registrat i es limita al que és estrictament necessari per atendre una sol·licitud del client.

El tractament de dades de nens, nenes i adolescents està prohibit, llevat de les excepcions legals; quan es produeix, ha de respondre al seu interès superior i assegurar el respecte dels seus drets fonamentals.

7. Com obtenim i acreditem la teva autorització

Sol·licitem la teva autorització de manera prèvia, expressa i informada, mitjançant una casella que no ve marcada i que va acompanyada de la descripció de les finalitats i de l'enllaç a aquesta política. Les finalitats opcionals, com l'enviament de continguts comercials, se sol·liciten per separat: mai no van incloses dins de l'autorització principal.

Conservem prova de cada autorització: data i hora, canal, adreça IP i versió d'aquesta política vigent en aquell moment. Ens pots sol·licitar una còpia d'aquesta constància.

Pots revocar la teva autorització en qualsevol moment escrivint a [email protected], llevat que hi hagi un deure legal o contractual que ens obligui a conservar la informació.

8. Els teus drets com a titular

D'acord amb l'article 8 de la Ley 1581 de 2012, tens dret a:

• Conèixer, actualitzar i rectificar les teves dades personals.
• Sol·licitar prova de l'autorització que vas atorgar, llevat que la llei no l'exigeixi.
• Ser informat, amb sol·licitud prèvia, sobre l'ús que hem fet de les teves dades.
• Presentar queixes davant la Superintendencia de Industria y Comercio per infraccions al règim de protecció de dades, un cop esgotat el tràmit de consulta o reclamació davant nostre.
• Revocar l'autorització i sol·licitar la supressió de les dades, quan no hi hagi un deure legal o contractual que ho impedeixi.
• Accedir de manera gratuïta a les teves dades personals objecte de tractament.

9. Com exercir els teus drets i en quant de temps responem

Canal: escriu a [email protected], o presenta la teva sol·licitud per escrit a Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia. Indica el teu nom, el teu document d'identitat, un canal de resposta i la descripció del que sol·licites. Si actues en representació d'una altra persona, acredita aquesta condició.

9.1. Consultes

Quan vulguis conèixer la informació que tenim sobre tu, responem en un màxim de deu (10) dies hàbils. Si no és possible, t'avisem abans del venciment explicant-ne els motius i la data en què atendrem la consulta, que no superarà cinc (5) dies hàbils addicionals.

9.2. Reclamacions

Quan consideris que les teves dades s'han de corregir, actualitzar o suprimir, o que incomplim algun deure, atenem la reclamació en un màxim de quinze (15) dies hàbils comptats des de l'endemà de la seva recepció. Si no és possible, t'informem dels motius i de la nova data, que no superarà vuit (8) dies hàbils addicionals. Si la reclamació arriba incompleta, et demanem que l'esmenis dins dels cinc (5) dies següents; si no ho fas en dos (2) mesos, s'entén que hi has desistit. Si no som competents, traslladem la reclamació a qui correspongui i t'informem. Mentre la reclamació estigui en tràmit, la dada quedarà marcada amb la llegenda «reclamació en tràmit».

10. Amb qui compartim dades

No venem dades personals. Les compartim únicament amb proveïdors que ens presten serveis necessaris per operar, vinculats per acords de confidencialitat i d'encàrrec del tractament:

• Infraestructura i allotjament al núvol: ___
• Correu transaccional i comunicacions: ___
• Analítica del lloc web: ___
• Gestió comercial i suport: ___
• Proveïdors de models d'intel·ligència artificial per a les funcions de Sofia: ___
• Serveis comptables, tributaris i legals.

També podem lliurar informació a autoritats administratives o judicials quan hi hagi una sol·licitud legítima en l'exercici de les seves funcions.

11. Transferència i transmissió internacional

Alguns dels nostres proveïdors són fora de Colòmbia, de manera que les teves dades es poden emmagatzemar o processar a l'estranger. Aquestes operacions es fan sota contractes de transmissió que imposen al receptor els mateixos deures d'aquesta política, o cap a països declarats per la Superintendencia de Industria y Comercio com a països amb un nivell adequat de protecció, o amb la teva autorització expressa i inequívoca quan la llei ho exigeixi.

12. Seguretat i incidents

Apliquem mesures tècniques, humanes i administratives raonables per protegir la informació: xifratge en trànsit i en repòs, control d'accés per rols, registre d'auditoria, separació d'entorns, còpies de seguretat periòdiques amb verificació de la restauració, gestió de vulnerabilitats i acords de confidencialitat amb tot el personal.

Cap sistema no és infal·lible. Davant d'un incident que comprometi dades personals, el comuniquem a la Superintendencia de Industria y Comercio dins dels quinze (15) dies hàbils següents al moment en què el detectem, n'informem els clients afectats i adoptem les mesures de contenció i correcció que corresponguin.

13. Vigència de la política i de les bases de dades

Aquesta política regeix des del 2026-08-05. Conservem les dades personals mentre duri la finalitat que en va justificar la recollida i, després, durant els terminis exigits per les normes comptables, tributàries, mercantils i sanitàries aplicables. Vençuts aquests terminis, les suprimim o les anonimitzem de manera segura.

___ (Incloure aquí, si escau, la constància d'inscripció al Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC. L'obligació de registre recau en les societats amb actius totals superiors a 100.000 UVT; si FastOfi no supera aquest llindar, aquesta política continua sent obligatòria però el registre no.)

14. Canvis en aquesta política

Podem actualitzar aquesta política. Quan el canvi afecti de manera substancial les finalitats del tractament, t'ho comunicarem pel canal de contacte que tinguem registrat abans d'aplicar-lo, i sol·licitarem una nova autorització si la llei ho exigeix. La versió vigent i la seva data apareixen sempre al principi d'aquest document.

Versió 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1