Politica di trattamento e protezione dei dati personali

1. Chi siamo e in quale veste trattiamo i tuoi dati

FastOfi Corp S.A.S., società commerciale identificata con NIT 901.031.306-1, con sede in Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia, e-mail [email protected], telefono ___, è titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente politica.

FastOfi sviluppa e gestisce una piattaforma gestionale (ERP) per aziende di produzione regolamentata e servizi farmaceutici. Questa duplice natura — un'azienda che ha i propri clienti e una piattaforma in cui tali clienti caricano dati di terzi — fa sì che trattiamo dati personali in due vesti diverse, illustrate al punto 3.

2. Ambito di applicazione e definizioni

La presente politica si applica a tutti i dati personali trattati da FastOfi, sia tramite il sito fastofi.com, sia tramite la piattaforma, i nostri canali commerciali e di assistenza o i nostri processi interni.

Utilizziamo le definizioni dell'articolo 3 della Ley 1581 de 2012:

• Interessato: la persona fisica i cui dati personali sono oggetto di trattamento.
• Dato personale: qualsiasi informazione collegata o riconducibile a una o più persone fisiche determinate o determinabili.
• Dato sensibile: il dato che incide sulla sfera intima dell'interessato o il cui uso improprio può generare discriminazione; tra gli altri, i dati relativi alla salute, alla vita sessuale e i dati biometrici.
• Titolare del trattamento: chi decide sulla banca dati e sul relativo trattamento.
• Responsabile del trattamento: chi tratta dati personali per conto del titolare.
• Trattamento: qualsiasi operazione sui dati personali, come la raccolta, la conservazione, l'uso, la circolazione o la cancellazione.
• Autorizzazione: consenso preventivo, espresso e informato dell'interessato al trattamento.
• Informativa sulla privacy: comunicazione messa a disposizione dell'interessato per informarlo sul trattamento, sulle sue finalità e sulle modalità di accesso alla presente politica.

3. I nostri due ruoli: titolare e responsabile

Questa distinzione è la parte più importante del documento e determina a chi devi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti.

3.1. FastOfi come titolare

Siamo titolari dei dati che raccogliamo per nostro conto e per le nostre finalità: visitatori del sito web, persone che richiedono una demo, contatti commerciali, referenti dei nostri clienti e fornitori, candidati a posizioni aperte e il nostro stesso personale.

3.2. FastOfi come responsabile

Quando un cliente sottoscrive la piattaforma e vi carica informazioni — dipendenti, contatti dei fornitori e, nel modulo di servizio farmaceutico, dati dei pazienti — il titolare di tali dati è il cliente, non FastOfi. Noi agiamo come responsabili: li trattiamo esclusivamente secondo le sue istruzioni e per prestargli il servizio contrattato.

In questa veste:

• Non utilizziamo le informazioni di un cliente per finalità proprie, né le cediamo né le commercializziamo.
• Non incrociamo né mescoliamo le informazioni tra clienti diversi. Ogni istanza è isolata.
• Non utilizziamo i dati di un cliente per addestrare modelli di intelligenza artificiale di uso generale né per migliorare il prodotto in modo tale che siano identificabili o recuperabili da terzi.
• Applichiamo le misure di sicurezza di cui al punto 12 e informiamo il cliente in caso di qualsiasi incidente.
• Restituiamo o cancelliamo le informazioni alla cessazione del contratto, nei termini in esso pattuiti.

Le condizioni di questo ruolo sono formalizzate in un accordo sul trattamento dei dati per conto del titolare, allegato al contratto di servizio.

Se sei paziente, dipendente o fornitore di un'azienda che utilizza FastOfi e desideri conoscere, aggiornare o cancellare i tuoi dati, devi rivolgerti a tale azienda, che ne è titolare. Se ci scrivi direttamente, ti forniremo indicazioni e informeremo il nostro cliente, ma non possiamo modificare né consegnare informazioni della sua istanza senza sue istruzioni.

4. Principi che applichiamo

Ogni trattamento che effettuiamo è soggetto ai principi dell'articolo 4 della Ley 1581 de 2012:

• Legalità: il trattamento è un'attività regolamentata.
• Finalità: risponde a una finalità legittima che comunichiamo all'interessato.
• Libertà: trattiamo i dati solo con consenso preventivo, espresso e informato, oppure in virtù di un obbligo di legge o di un provvedimento giudiziario.
• Veridicità o qualità: le informazioni devono essere veritiere, complete, esatte, aggiornate, verificabili e comprensibili.
• Trasparenza: garantiamo all'interessato il diritto di ottenere informazioni sui propri dati.
• Accesso e circolazione limitati: i dati sono accessibili solo alle persone autorizzate.
• Sicurezza: adottiamo misure tecniche, umane e amministrative per evitarne l'alterazione, la perdita, la consultazione o l'accesso non autorizzati.
• Riservatezza: chi interviene nel trattamento è tenuto al segreto, anche dopo la cessazione del proprio rapporto.

5. Quali dati trattiamo e per quali finalità

In qualità di titolari, trattiamo le seguenti categorie. Raccogliamo solo ciò che ci serve per ciascuna finalità.

Non adottiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sugli interessati. Le funzioni di intelligenza artificiale della piattaforma generano suggerimenti e bozze; la decisione e la firma spettano sempre a una persona.

6. Dati sensibili e dati di minori

In qualità di titolari non raccogliamo dati sensibili. Non li richiediamo sul sito, nel modulo di richiesta demo né nei nostri canali commerciali.

In qualità di responsabili, la piattaforma può conservare dati relativi alla salute quando un cliente utilizza il modulo di servizio farmaceutico. In tal caso:

• Il soggetto tenuto a ottenere l'autorizzazione espressa del paziente è il cliente.
• Nessuno è obbligato ad autorizzare il trattamento di dati sensibili, né a rivelare dati sensibili o di minori.
• Applichiamo il controllo degli accessi per ruolo, la crittografia e il registro di audit su tali informazioni; l'accesso del nostro personale di assistenza viene registrato ed è limitato a quanto strettamente necessario per gestire una richiesta del cliente.

Il trattamento dei dati di bambini, bambine e adolescenti è vietato, salvo le eccezioni previste dalla legge; quando avviene, deve rispondere al loro interesse superiore e garantire il rispetto dei loro diritti fondamentali.

7. Come otteniamo e documentiamo la tua autorizzazione

Richiediamo la tua autorizzazione in forma preventiva, espressa e informata, tramite una casella non preselezionata, accompagnata dalla descrizione delle finalità e dal link alla presente politica. Le finalità facoltative, come l'invio di comunicazioni commerciali, vengono richieste separatamente: non sono mai incluse nell'autorizzazione principale.

Conserviamo la prova di ciascuna autorizzazione: data e ora, canale, indirizzo IP e versione della presente politica in vigore in quel momento. Puoi richiederci copia di tale attestazione.

Puoi revocare la tua autorizzazione in qualsiasi momento scrivendo a [email protected], salvo quando sussista un obbligo legale o contrattuale che ci imponga di conservare le informazioni.

8. I tuoi diritti in qualità di interessato

Ai sensi dell'articolo 8 della Ley 1581 de 2012, hai diritto a:

• Conoscere, aggiornare e rettificare i tuoi dati personali.
• Richiedere la prova dell'autorizzazione che hai concesso, salvo quando la legge non la richieda.
• Essere informato, previa richiesta, sull'uso che abbiamo fatto dei tuoi dati.
• Presentare reclami alla Superintendencia de Industria y Comercio per violazioni del regime di protezione dei dati, dopo aver esaurito la procedura di consultazione o reclamo presso di noi.
• Revocare l'autorizzazione e richiedere la cancellazione dei dati, quando non sussista un obbligo legale o contrattuale che lo impedisca.
• Accedere gratuitamente ai tuoi dati personali oggetto di trattamento.

9. Come esercitare i tuoi diritti e i nostri tempi di risposta

Canale: scrivi a [email protected], oppure presenta la tua richiesta per iscritto presso Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia. Indica il tuo nome, il tuo documento d'identità, un canale per la risposta e la descrizione di ciò che richiedi. Se agisci in rappresentanza di un'altra persona, dimostra tale qualità.

9.1. Consultazioni

Quando desideri conoscere le informazioni che deteniamo su di te, rispondiamo entro un massimo di dieci (10) giorni lavorativi. Se ciò non è possibile, ti avvisiamo prima della scadenza indicando i motivi e la data in cui evaderemo la richiesta, che non supererà ulteriori cinque (5) giorni lavorativi.

9.2. Reclami

Quando ritieni che i tuoi dati debbano essere corretti, aggiornati o cancellati, o che non abbiamo adempiuto a un nostro obbligo, gestiamo il reclamo entro un massimo di quindici (15) giorni lavorativi a decorrere dal giorno successivo al suo ricevimento. Se ciò non è possibile, ti comunichiamo i motivi e la nuova data, che non supererà ulteriori otto (8) giorni lavorativi. Se il reclamo è incompleto, ti chiediamo di integrarlo entro i cinque (5) giorni successivi; se non lo fai entro due (2) mesi, si intende rinunciato. Se non siamo competenti, trasmettiamo il reclamo al soggetto competente e te ne diamo comunicazione. Finché il reclamo è in corso, il dato sarà contrassegnato con la dicitura «reclamo in corso».

10. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo esclusivamente con fornitori che ci prestano servizi necessari per operare, vincolati da accordi di riservatezza e di trattamento dei dati per conto del titolare:

• Infrastruttura e hosting cloud: ___
• E-mail transazionali e comunicazioni: ___
• Analytics del sito web: ___
• Gestione commerciale e assistenza: ___
• Fornitori di modelli di intelligenza artificiale per le funzioni di Sofia: ___
• Servizi contabili, fiscali e legali.

Possiamo inoltre fornire informazioni alle autorità amministrative o giudiziarie in presenza di una richiesta legittima nell'esercizio delle loro funzioni.

11. Trasferimento e trasmissione internazionale

Alcuni dei nostri fornitori si trovano al di fuori della Colombia, pertanto i tuoi dati possono essere conservati o trattati all'estero. Tali operazioni avvengono sulla base di contratti di trasmissione che impongono al destinatario gli stessi obblighi della presente politica, oppure verso Paesi dichiarati dalla Superintendencia de Industria y Comercio come dotati di un livello di protezione adeguato, oppure con la tua autorizzazione espressa e inequivocabile quando la legge lo richieda.

12. Sicurezza e incidenti

Applichiamo misure tecniche, umane e amministrative ragionevoli per proteggere le informazioni: crittografia in transito e a riposo, controllo degli accessi per ruolo, registro di audit, separazione degli ambienti, backup periodici con verifica del ripristino, gestione delle vulnerabilità e accordi di riservatezza con tutto il personale.

Nessun sistema è infallibile. In caso di incidente che comprometta dati personali, lo segnaliamo alla Superintendencia de Industria y Comercio entro i quindici (15) giorni lavorativi successivi al momento in cui lo rileviamo, informiamo i clienti interessati e adottiamo le misure di contenimento e correzione appropriate.

13. Validità della politica e delle banche dati

La presente politica è in vigore dal 2026-08-05. Conserviamo i dati personali per tutta la durata della finalità che ne ha giustificato la raccolta e, successivamente, per i termini previsti dalle norme contabili, fiscali, commerciali e sanitarie applicabili. Scaduti tali termini, li cancelliamo o li anonimizziamo in modo sicuro.

___ (Inserire qui, se applicabile, l'attestazione di iscrizione al Registro Nacional de Bases de Datos della SIC. L'obbligo di registrazione spetta alle società con attivi totali superiori a 100.000 UVT; se FastOfi non supera tale soglia, la presente politica resta obbligatoria ma la registrazione no.)

14. Modifiche alla presente politica

Possiamo aggiornare la presente politica. Quando la modifica incide in modo sostanziale sulle finalità del trattamento, te la comunicheremo tramite il canale di contatto registrato prima di applicarla e richiederemo una nuova autorizzazione se la legge lo prevede. La versione in vigore e la relativa data sono sempre indicate all'inizio di questo documento.

Versione 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1