个人数据处理与保护政策

1. 我们是谁，以及我们以何种身份处理您的数据

FastOfi Corp S.A.S. 是一家商业公司，税号（NIT）为 901.031.306-1，住所位于 Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia，电子邮箱 [email protected]，电话 ___，是本政策所述个人数据的处理负责方。

FastOfi 开发并运营一个面向受监管制造企业和药学服务机构的管理平台（ERP）。这一双重属性——既是一家拥有自身客户的公司，又是一个供这些客户上传第三方数据的平台——使我们以两种不同的身份处理个人数据，具体见第 3 条的说明。

2. 适用范围与定义

本政策适用于 FastOfi 处理的全部个人数据，无论是通过 fastofi.com 网站、平台、我们的销售与支持渠道，还是我们的内部流程。

我们采用 Ley 1581 de 2012 第 3 条的定义：

• 数据主体：其个人数据被处理的自然人。
• 个人数据：与一个或多个已识别或可识别的自然人相关联或可关联的任何信息。
• 敏感数据：影响数据主体隐私或被不当使用可能导致歧视的数据；包括但不限于与健康、性生活相关的数据以及生物识别数据。
• 处理负责方：就数据库及其处理作出决定的一方。
• 受托处理方：代表负责方处理个人数据的一方。
• 处理：对个人数据进行的任何操作，例如收集、存储、使用、流转或删除。
• 授权：数据主体为开展处理活动而事先、明示且知情地作出的同意。
• 隐私声明：向数据主体提供的通知，用于告知其处理活动、处理目的以及查阅本政策的方式。

3. 我们的两种角色：负责方与受托处理方

这一区分是本文件最重要的部分，它决定了您应当向谁行使您的权利。

3.1. FastOfi 作为负责方

对于我们以自身名义、为自身目的收集的数据，我们是负责方：网站访客、申请演示的人员、商业联系人、我们客户和供应商的联系人、职位应聘者以及我们自己的团队成员。

3.2. FastOfi 作为受托处理方

当客户订购平台并在其中上传信息——员工、供应商联系人，以及在药学服务模块中的患者数据——时，这些数据的负责方是客户，而非 FastOfi。我们作为受托处理方：仅按照客户的指示、为向其提供所订购的服务而处理这些数据。

以此身份：

• 我们不会将客户的信息用于我们自身的目的，也不会转让或出售这些信息。
• 我们不会在不同客户之间交叉比对或混合信息。每个实例相互隔离。
• 我们不会使用客户数据训练通用人工智能模型，也不会以使第三方能够识别或恢复这些数据的方式将其用于改进产品。
• 我们采取第 12 条所述的安全措施，并在发生任何事件时通知客户。
• 合同终止时，我们将按照合同约定返还或删除相关信息。

该角色的条件以作为服务合同附件的数据处理委托协议予以正式确定。

如果您是使用 FastOfi 的企业的患者、员工或供应商，并希望查阅、更新或删除您的数据，您应当联系该企业，因为它是负责方。如果您直接联系我们，我们会为您提供指引并通知我们的客户，但在没有客户指示的情况下，我们不能修改或提供其实例中的信息。

4. 我们遵循的原则

我们开展的所有处理活动均遵守 Ley 1581 de 2012 第 4 条规定的原则：

• 合法性：处理是一项受法律规范的活动。
• 目的性：处理服务于我们告知数据主体的正当目的。
• 自主性：我们仅在取得事先、明示且知情的同意，或依据法律或司法命令的情况下处理数据。
• 真实性或质量：信息必须真实、完整、准确、及时、可核实且易于理解。
• 透明性：我们保障数据主体获取其数据相关信息的权利。
• 受限访问与流转：数据仅供获得授权的人员访问。
• 安全性：我们采取技术、人员和管理措施，防止数据被篡改、丢失、未经授权查阅或访问。
• 保密性：参与处理的人员负有保密义务，即使在其与我们的关系终止后亦然。

5. 我们处理哪些数据及其目的

作为负责方，我们处理以下类别的数据。我们仅收集每项目的所需的数据。

我们不会作出对数据主体产生法律效力的自动化决策。平台的人工智能功能仅生成建议和草稿；决定和签名始终由人作出。

6. 敏感数据与未成年人数据

作为负责方，我们不收集敏感数据。我们不会在网站、演示申请表或销售渠道中索取此类数据。

作为受托处理方，当客户使用药学服务模块时，平台可能会存储与健康相关的数据。在这种情况下：

• 负责取得患者明示授权的是客户。
• 任何人都没有义务授权处理敏感数据，也没有义务披露敏感数据或未成年人数据。
• 我们对这些信息实施基于角色的访问控制、加密和审计记录；我们支持人员的访问均有记录，并严格限于处理客户请求所必需的范围。

除法定例外情形外，禁止处理儿童和青少年的数据；如需处理，必须符合其最大利益，并确保尊重其基本权利。

7. 我们如何取得并证明您的授权

我们以事先、明示且知情的方式征求您的授权：通过一个默认未勾选的复选框，并附有处理目的说明和本政策的链接。可选目的（例如发送商业内容）会单独征求同意，绝不会捆绑在主要授权之中。

我们保留每项授权的证明：日期和时间、渠道、IP 地址以及当时有效的本政策版本。您可以向我们索取该证明的副本。

您可以随时发送邮件至 [email protected] 撤回授权，但存在要求我们保留相关信息的法律或合同义务的情况除外。

8. 您作为数据主体的权利

根据 Ley 1581 de 2012 第 8 条，您有权：

• 查阅、更新和更正您的个人数据。
• 要求提供您所作授权的证明，法律不要求授权的情形除外。
• 经请求，获知我们对您数据的使用情况。
• 在向我们完成查询或投诉程序后，就违反数据保护制度的行为向哥伦比亚工商监管局（Superintendencia de Industria y Comercio）提出投诉。
• 在不存在法律或合同义务阻止的情况下，撤回授权并要求删除数据。
• 免费访问被处理的个人数据。

9. 如何行使您的权利以及我们的答复期限

渠道：发送邮件至 [email protected]，或以书面形式将申请递交至 Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia。请注明您的姓名、身份证件、答复渠道以及申请事项的说明。如您代表他人行事，请提供相应证明。

9.1. 查询

当您希望了解我们持有的关于您的信息时，我们将在最多十（10）个工作日内答复。如无法按期答复，我们将在期限届满前告知您原因以及处理查询的日期，延长期限不超过五（5）个工作日。

9.2. 投诉

当您认为您的数据应当被更正、更新或删除，或认为我们未履行某项义务时，我们将自收到投诉次日起最多十五（15）个工作日内处理。如无法按期处理，我们将告知您原因和新的日期，延长期限不超过八（8）个工作日。如投诉材料不完整，我们将请您在五（5）日内补正；如您在两（2）个月内未补正，则视为撤回投诉。如我们无权处理，将把投诉转交有权处理的一方并通知您。投诉处理期间，相关数据将标注“投诉处理中”字样。

10. 我们与谁共享数据

我们不出售个人数据。我们仅与为我们运营提供必要服务、并受保密协议和数据处理委托协议约束的供应商共享数据：

• 云基础设施与托管：___
• 事务性邮件与通信：___
• 网站分析：___
• 销售管理与支持：___
• 为智雅功能提供人工智能模型的供应商：___
• 会计、税务和法律服务。

当行政或司法机关在履行职责过程中提出正当请求时，我们也可能向其提供信息。

11. 跨境转移与传输

我们的部分供应商位于哥伦比亚境外，因此您的数据可能在境外存储或处理。此类操作将依据要求接收方承担与本政策相同义务的传输合同进行，或传输至哥伦比亚工商监管局认定具有充分保护水平的国家，或在法律要求时取得您明确无误的授权。

12. 安全与事件

我们采取合理的技术、人员和管理措施保护信息：传输中和静态存储加密、基于角色的访问控制、审计记录、环境隔离、定期备份并验证可恢复性、漏洞管理，以及与全体员工签订保密协议。

没有任何系统是万无一失的。如发生危及个人数据的事件，我们将在发现之日起十五（15）个工作日内向哥伦比亚工商监管局报告，通知受影响的客户，并采取相应的控制和纠正措施。

13. 政策及数据库的有效期

本政策自 2026-08-05 起生效。我们在收集个人数据所依据的目的存续期间保留这些数据，此后在适用的会计、税务、商业和卫生法规要求的期限内继续保留。上述期限届满后，我们将以安全的方式删除或匿名化这些数据。

___ （如适用，请在此处列入在 SIC 国家数据库登记处（Registro Nacional de Bases de Datos）登记的证明。登记义务适用于资产总额超过 100.000 UVT 的公司；如 FastOfi 未超过该门槛，本政策仍属强制性，但无需登记。）

14. 本政策的变更

我们可能会更新本政策。当变更实质性影响处理目的时，我们将在实施前通过我们登记的联系渠道通知您，并在法律要求时重新征求您的授权。现行版本及其日期始终显示在本文件开头。

版本 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1