法的文書
個人データの取扱いおよび保護に関する方針
本書は便宜上の翻訳です。内容に相違がある場合は、スペイン語版が優先します。 スペイン語版を見る
FastOfi Corp S.A.S.が、Ley 1581 de 2012およびDecreto 1074 de 2015第25章に従い、個人データをどのように収集、利用、保存、保護するかを定めます。
- バージョン：
- 2026-08-05
- 施行日：
- 2026-08-05
- 責任者：
- NIT 901.031.306-1
1. 当社について、およびデータを取り扱う立場
FastOfi Corp S.A.S.（NIT 901.031.306-1、所在地 Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia、メール [email protected]、電話 ___）は、本方針に記載する個人データの取扱いの責任者です。
FastOfiは、規制対象の製造業および薬局サービス事業者向けの管理プラットフォーム（ERP）を開発・運営しています。自社の顧客を持つ企業であると同時に、その顧客が第三者のデータを登録するプラットフォームでもあるという二重の性質から、当社は個人データを2つの異なる立場で取り扱います。詳細は第3項で説明します。
2. 適用範囲と定義
本方針は、fastofi.comのサイト、プラットフォーム、当社の営業およびサポート窓口、または社内プロセスのいずれを通じたものであるかを問わず、FastOfiが取り扱うすべての個人データに適用されます。
当社は、Ley 1581 de 2012第3条の定義を用います：
- データ主体：その個人データが取扱いの対象となる自然人。
- 個人データ：特定の、または特定可能な1人以上の自然人に結びつく、または関連付けることができるあらゆる情報。
- 機微データ：データ主体のプライバシーに影響を及ぼすデータ、またはその不適切な利用が差別を生じさせるおそれのあるデータ。健康、性生活に関するデータおよび生体データなどを含みます。
- 取扱いの責任者：データベースおよびその取扱いについて決定する者。
- 取扱いの受託者：責任者に代わって個人データを取り扱う者。
- 取扱い：収集、保存、利用、流通、削除など、個人データに対するあらゆる操作。
- 同意：取扱いを行うための、データ主体による事前の、明示的な、かつ説明を受けたうえでの承諾。
- プライバシー通知：取扱い、その目的、および本方針へのアクセス方法をデータ主体に知らせるために提供される通知。
3. 当社の2つの役割：責任者と受託者
この区別は本書で最も重要な部分であり、権利を行使する際にどこへ連絡すべきかを決めるものです。
3.1. 責任者としてのFastOfi
当社は、自らの目的のために自ら収集するデータについて責任者となります：ウェブサイトの訪問者、デモを申し込む方、営業上の連絡先、顧客およびサプライヤーの担当者、求人への応募者、そして当社の従業員です。
3.2. 受託者としてのFastOfi
顧客がプラットフォームを契約し、従業員、サプライヤーの連絡先、さらに薬局サービスモジュールでは患者のデータなどの情報を登録する場合、それらのデータの責任者はFastOfiではなく顧客です。当社は受託者として、顧客の指示に従い、契約されたサービスを提供するためにのみそれらを取り扱います。
この立場において、当社は：
- 顧客の情報を自らの目的のために利用せず、譲渡も販売もしません。
- 異なる顧客間で情報を照合したり混在させたりしません。各インスタンスは分離されています。
- 顧客のデータを、汎用的な人工知能モデルの学習に利用したり、第三者が識別または復元できる形で製品改善に利用したりしません。
- 第12項のセキュリティ対策を適用し、インシデントが発生した場合は顧客に通知します。
- 契約終了時には、契約で合意した条件に従い、情報を返還または削除します。
この役割の条件は、サービス契約の附属書である取扱委託契約で正式に定めます。
FastOfiを利用している企業の患者、従業員、またはサプライヤーの方で、ご自身のデータの確認、更新、削除を希望される場合は、責任者であるその企業にお問い合わせください。当社に直接ご連絡いただいた場合はご案内し、当社の顧客に通知しますが、顧客の指示なくそのインスタンスの情報を変更または提供することはできません。
4. 当社が適用する原則
当社が行うすべての取扱いは、Ley 1581 de 2012第4条の原則に従います：
- 適法性：取扱いは法令で規律された活動です。
- 目的：データ主体に通知した正当な目的に基づきます。
- 自由：事前の、明示的な、説明を受けたうえでの同意、または法令上もしくは司法上の命令がある場合にのみデータを取り扱います。
- 真実性または品質：情報は真実で、完全、正確、最新、検証可能かつ理解可能でなければなりません。
- 透明性：データ主体が自らのデータに関する情報を得る権利を保障します。
- アクセスおよび流通の制限：データには権限を有する者のみがアクセスできます。
- 安全性：改ざん、紛失、不正な閲覧またはアクセスを防ぐため、技術的、人的、管理的な措置を講じます。
- 機密性：取扱いに関与する者は、その関係が終了した後も守秘義務を負います。
5. 取り扱うデータとその目的
責任者として、当社は次のカテゴリーのデータを取り扱います。各目的に必要なものだけを収集します。
ウェブサイトの訪問者
データ： IPアドレス、ブラウザおよび端末の種類、閲覧したページ、訪問の流入元、Cookieの識別子。
目的：
- サイトを運営し、安全を確保すること。
- Cookie通知でお客様が与えた同意に基づき、利用状況を計測し、コンテンツを改善すること。
- 不正および濫用を検知すること。
デモを申し込む方、または当社に連絡する方
データ： 氏名、役職、メールアドレス、電話番号、会社名および会社の納税者番号、ならびにお申し込みの内容。
目的：
- ご連絡し、お申し込みに回答すること。
- デモンストレーションを調整し、テスト環境を用意すること。
- 営業提案を作成し、フォローアップすること。
- 追加かつ個別の同意をいただいた場合に限り、コンテンツや最新情報をお送りすること。
顧客の担当者およびプラットフォームのユーザー
データ： 氏名、役職、勤務先のメールアドレス、電話番号、アクセス認証情報、およびプラットフォームの監査記録（ユーザー、日時、操作）。監査記録は業界の規制上の要件です。
目的：
- ユーザーアカウントを作成し、管理すること。
- サービスを提供し、サポートを行い、請求すること。
- 衛生規制が求めるトレーサビリティと監査記録を維持すること。
- サービスの変更、インシデント、メンテナンスを通知すること。
サプライヤーおよびパートナー
データ： 氏名、身分証明情報、連絡先、支払いのための銀行情報。
目的：
- 契約関係と支払いを管理すること。
- 会計、税務、マネーロンダリング防止に関する義務を履行すること。
求人への応募者
データ： 履歴書、および選考過程でご本人が共有することを選んだ情報。
目的：
- 募集職種に対してご本人のプロフィールを評価すること。
- ご同意いただいた場合、今後の選考のために履歴書を保管すること。
当社は、データ主体に法的効果を生じさせる自動化された意思決定を行いません。プラットフォームの人工知能機能は提案と下書きを生成するものであり、判断と署名は常に人が行います。
6. 機微データおよび未成年者のデータ
責任者として、当社は機微データを収集しません。サイト、デモの申込フォーム、営業窓口のいずれにおいても、機微データを求めることはありません。
受託者として、顧客が薬局サービスモジュールを運用する場合、プラットフォームに健康に関するデータが保存されることがあります。その場合：
- 患者から明示的な同意を得る責任は、顧客にあります。
- 何人も、機微データの取扱いに同意する義務、または機微データや未成年者のデータを開示する義務を負いません。
- 当該情報には、ロールベースのアクセス制御、暗号化、監査記録を適用します。当社サポート担当者によるアクセスは記録され、顧客からの依頼に対応するために厳密に必要な範囲に限定されます。
児童および青少年のデータの取扱いは、法定の例外を除き禁止されています。取り扱う場合は、その最善の利益にかない、基本的権利の尊重を確保するものでなければなりません。
7. 同意の取得方法と証明方法
当社は、あらかじめチェックの入っていないチェックボックスに、目的の説明と本方針へのリンクを添えることにより、事前の、明示的な、説明を受けたうえでの同意を求めます。営業コンテンツの送信などの任意の目的については別途同意を求め、主たる同意にまとめて含めることは決してありません。
当社は、各同意の証拠として、日時、チャネル、IPアドレス、およびその時点で有効だった本方針のバージョンを保存します。その記録の写しをご請求いただくことができます。
同意は、[email protected]までご連絡いただくことで、いつでも撤回できます。ただし、法令上または契約上、情報の保存が義務付けられている場合を除きます。
8. データ主体としての権利
Ley 1581 de 2012第8条に基づき、データ主体には次の権利があります：
- 自らの個人データを知り、更新し、訂正すること。
- 法令で要求されない場合を除き、与えた同意の証拠を請求すること。
- 請求に基づき、自らのデータがどのように利用されたかについて情報提供を受けること。
- 当社に対する照会または苦情の手続きを経た後、データ保護制度の違反について商工監督庁（Superintendencia de Industria y Comercio）に苦情を申し立てること。
- 法令上または契約上の義務によって妨げられない場合、同意を撤回し、データの削除を請求すること。
- 取扱いの対象となっている自らの個人データに無償でアクセスすること。
9. 権利の行使方法と回答期限
窓口：[email protected]までご連絡いただくか、Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombiaに書面で請求を提出してください。氏名、身分証明書、回答の送付先、請求内容の説明を記載してください。他の方の代理人として請求する場合は、その資格を証明してください。
9.1. 照会
当社が保有するご自身の情報を知りたい場合、最長10営業日以内に回答します。期限内の回答が困難な場合は、期限到来前にその理由と対応予定日をお知らせします。その延長は5営業日を超えないものとします。
9.2. 苦情
ご自身のデータの訂正、更新、削除が必要であると考える場合、または当社が義務に違反していると考える場合、受領日の翌日から起算して最長15営業日以内に苦情に対応します。期限内の対応が困難な場合は、その理由と新たな期日をお知らせします。その延長は8営業日を超えないものとします。苦情の内容に不備がある場合は、5日以内に補正をお願いします。2か月以内に補正されない場合、苦情は取り下げられたものとみなします。当社に権限がない場合は、適切な機関に苦情を移送し、その旨をお知らせします。苦情の処理中、当該データには「苦情処理中」の表示が付されます。
10. データの共有先
当社は個人データを販売しません。当社の運営に必要なサービスを提供する委託先とのみ共有し、それらの委託先は守秘義務契約および取扱委託契約によって拘束されます：
- クラウドインフラおよびホスティング：___
- トランザクションメールおよびコミュニケーション：___
- ウェブサイトのアナリティクス：___
- 営業管理およびサポート：___
- 知恵の機能のための人工知能モデルの提供者：___
- 会計、税務、法務サービス。
また、行政機関または司法機関がその職務の遂行として正当な請求を行った場合、情報を提供することがあります。
11. 国際的な移転および送信
当社の委託先の一部はコロンビア国外に所在しているため、お客様のデータが国外で保存または処理されることがあります。これらの処理は、受領者に本方針と同等の義務を課す送信契約に基づき、または商工監督庁（Superintendencia de Industria y Comercio）が十分な保護水準を有すると認めた国に対して、または法令が要求する場合にはお客様の明示的かつ明確な同意を得て行われます。
12. セキュリティとインシデント
当社は、情報を保護するために合理的な技術的、人的、管理的措置を講じています：通信時および保存時の暗号化、ロールベースのアクセス制御、監査記録、環境の分離、復元検証を伴う定期的なバックアップ、脆弱性管理、そして全従業員との守秘義務契約です。
完全なシステムは存在しません。個人データが危険にさらされるインシデントが発生した場合、当社は検知した時点から15営業日以内に商工監督庁（Superintendencia de Industria y Comercio）に報告し、影響を受けた顧客に通知し、適切な封じ込めおよび是正措置を講じます。
13. 本方針およびデータベースの有効期間
本方針は2026-08-05から施行されます。当社は、個人データを、その収集を正当化した目的が存続する期間、およびその後は適用される会計、税務、商事、衛生に関する法令が求める期間、保存します。これらの期間が経過した後は、安全な方法で削除または匿名化します。
___ （該当する場合、SICの国家データベース登録簿（Registro Nacional de Bases de Datos）への登録証明をここに記載してください。登録義務は総資産が100,000 UVTを超える会社に課されます。FastOfiがこの基準を超えない場合でも、本方針は引き続き義務ですが、登録は義務ではありません。）
14. 本方針の変更
当社は本方針を更新することがあります。変更が取扱いの目的に実質的な影響を及ぼす場合は、適用前に登録されている連絡先を通じてお知らせし、法令が要求する場合には新たに同意を求めます。有効なバージョンとその日付は、常に本書の冒頭に記載しています。
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