Qualitat · Gestió documental
Un gestor documental per a NCF ha de controlar tot el cicle de vida del document: qui el sol·licita, qui l'elabora i l'aprova amb signatura, qui l'ha llegit, quina versió era vigent en cada data i quan va passar a obsolet. FastOfi ho fa dins del sistema integrat de gestió, amb historial de cada canvi.
Cicle de vida
Cada etapa deixa el seu registre amb responsable, data i signatura. Així respons en minuts quina versió es va fer servir en un lot o qui no ha llegit un procediment nou.
Qualsevol persona demana crear o canviar un document i la sol·licitud queda registrada amb el seu motiu.
El responsable redacta la nova versió. Sofia pot proposar un esborrany que la persona revisa.
El document passa per revisió i s'aprova amb signatura electrònica.
S'envia als càrrecs que l'han de conèixer i cada persona confirma la lectura.
Queda vigent amb el seu codi i la seva versió; les anteriors es conserven amb el seu historial.
Quan es reemplaça o es retira, la versió anterior passa a obsoleta i deixa d'estar disponible per a ús.
El que demana una auditoria
Aquestes són les preguntes que sol fer un auditor de NCF o d'ISO 9001 sobre el control documental, i on queda la resposta.
| El que pregunta l'auditor | On queda l'evidència a FastOfi |
|---|---|
| Quina versió del procediment era vigent quan es va fabricar aquest lot? | Cada versió té les seves dates de vigència i el seu historial d'aprovació. |
| El personal coneix el procediment actualitzat? | La difusió registra a qui es va enviar i qui en va confirmar la lectura. |
| Qui va aprovar el canvi i per què? | La sol·licitud guarda el motiu i l'aprovació queda amb signatura electrònica. |
| Com controleu els documents externs? | Normes, certificats i manuals de proveïdors es registren com a documents externs amb la seva revisió periòdica. |
| Com eviteu que es faci servir una versió obsoleta? | En aprovar una versió nova, l'anterior queda obsoleta i fora d'ús. |
Gestió documental per indústria
El control documental és un requisit comú a les NCF de medicaments, cosmètics i aliments i a la ISO 9001. Canvien els documents que més s'auditen.
Procediments de fabricació, instruccions de manufactura, especificacions i registres de lot sota control de canvis.
La llista de verificació de BPF cosmètiques revisa la documentació del sistema, els registres i la seva conservació.
Programes de neteja i desinfecció, control de plagues, proveïdors i formació, amb els seus registres al dia.
Preguntes freqüents
És un sistema que controla la creació, l'aprovació, la distribució, les versions i la retirada dels documents d'una organització, amb registre de qui ha fet cada pas. En una planta regulada també demostra quina versió era vigent en cada moment.
Una carpeta guarda fitxers. Un gestor documental controla qui els pot aprovar, registra la signatura, envia el document a qui l'ha de llegir, confirma la lectura i evita que es faci servir una versió obsoleta.
Sí. El control documental és un requisit de totes dues. FastOfi organitza els documents dins del sistema integrat de gestió; la conformitat l'avalua l'auditor o l'autoritat, no el programari.
Sí. Els documents vigents es carreguen amb el seu codi i la seva versió, i a partir d'aquí els canvis segueixen el flux de sol·licitud, aprovació i difusió.
Sofia pot preparar l'esborrany d'un document amb la teva confirmació. La revisió, l'aprovació i la signatura sempre les fa una persona.
Del blog
Cómo demostrar que cada persona leyó la versión vigente de lo que le aplica: público por cargo, confirmación por versión, pendientes y capacitación graduada.
Cómo armar un programa anual de auditorías internas por riesgo: universo auditable, frecuencias, auditores independientes, listas de chequeo y hallazgos.
Cómo diseñar indicadores de calidad que sirven para decidir: ficha con fórmula, fuente, meta, umbral y responsable, segregación y qué hacer si no se cumplen.
Prova-ho gratis 15 dies amb els teus procediments reals.
FastOfi Web
Responc dubtes sobre mòduls, indústries, implementació, seguretat i demo estratègica.
Hola, soc Sofia.
Et puc ajudar a entendre què fa FastOfi, quin mòdul et convé i com coordinar una demo estratègica.