1. Quiénes somos

FastOfi Corp S.A.S. (en adelante, «FastOfi» o «el proveedor»), sociedad comercial identificada con NIT 901.031.306-1 y domiciliada en Medellín, Antioquia, Colombia, es la titular del sitio web fastofi.com y de la plataforma de computación en la nube FastOfi, ofrecida bajo la modalidad de software como servicio (SaaS).

Puedes escribirnos a [email protected]. Los canales para notificaciones formales están en la sección Contacto y notificaciones.

2. Alcance de estos términos y prelación del contrato

Estos términos aplican a:

Toda persona que navegue el sitio web de FastOfi o converse con SOFÍA en él.
Las empresas y personas que soliciten o usen la prueba gratuita.
Los clientes y sus usuarios, en todo lo que su contrato no regule de forma distinta.

El contrato firmado prevalece. Los clientes de FastOfi suscriben un Contrato de prestación de servicios de computación en la nube (SaaS) y su Nota Técnica, que fijan los módulos, las tarifas, los usuarios y las condiciones comerciales. Si algo de estos términos difiere de lo que tu empresa firmó, se aplica lo firmado. Las condiciones de esta página reflejan nuestro contrato estándar vigente y pueden cambiar de acuerdo con el modelo de contrato que FastOfi adopte o con el contrato particular que se cargue y firme con cada cliente.

Al navegar el sitio, crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o usar la plataforma, declaras que leíste y aceptas estos términos. Si actúas en nombre de una empresa, declaras que tienes facultades para obligarla. La aceptación electrónica tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

3. Definiciones

Plataforma: el servicio en la nube FastOfi, sus módulos, interfaces, aplicaciones y funcionalidades.
Cliente: la empresa que contrata la plataforma o usa la prueba gratuita.
Usuario: la persona a quien el cliente le crea una cuenta para acceder a la plataforma.
Espacio o instancia: el ambiente propio del cliente dentro de la plataforma, separado lógicamente del de los demás clientes.
Nota Técnica: el documento que detalla los módulos contratados, las tarifas, el alcance de la puesta en marcha y las condiciones comerciales de cada cliente.
Usuario concurrente: puesto de conexión simultánea a la plataforma, con independencia del módulo en uso.
Go-Live: la puesta a disposición en producción del módulo contratado, acreditada en el acta que firman las partes.

4. Uso del sitio web

El contenido del sitio (textos, artículos del blog, videos, ilustraciones y calculadoras) tiene fines informativos y comerciales. Lo revisamos con cuidado, pero no constituye asesoría jurídica, sanitaria, técnica ni contable, y la normativa que citamos puede cambiar. Antes de tomar decisiones regulatorias, verifica la norma vigente con tu equipo o asesor.

Al usar el sitio te comprometes a no:

Intentar acceder sin autorización a áreas restringidas, cuentas o sistemas de FastOfi.
Extraer contenido de forma masiva o automatizada, salvo los rastreadores de buscadores que respetan nuestro archivo robots.txt.
Enviar formularios con datos falsos o de terceros sin su autorización.
Introducir código malicioso o afectar la disponibilidad del sitio.

El sitio puede enlazar a páginas de terceros. No controlamos su contenido ni sus políticas, y el acceso a ellas es bajo tu responsabilidad. El uso de cookies se explica en la Política de cookies.

5. Cuentas, usuarios y credenciales

Cada usuario debe tener su propia cuenta. Las credenciales son personales e intransferibles, porque la trazabilidad y la firma electrónica de los registros dependen de saber quién hizo cada cosa.
El cliente administra a sus usuarios, sus perfiles y permisos, y responde por las acciones realizadas con las credenciales que entrega.
Debes avisarnos sin demora si sospechas de un uso no autorizado de tu cuenta.
La plataforma puede limitar el número de sesiones simultáneas al número de usuarios concurrentes contratados. Cuando se alcanza el límite, el ingreso de nuevas sesiones se bloquea hasta que una se libere o se contraten más usuarios; ese bloqueo no es una falla del servicio.
Podemos suspender una cuenta cuando exista riesgo para la seguridad de la plataforma, de otros clientes o de terceros, y lo informaremos al cliente.

6. Prueba gratuita

Las empresas interesadas pueden solicitar un espacio de prueba sin costo. Al confirmar la solicitud aceptas estas condiciones:

Duración: quince (15) días calendario de SIG · Calidad en su versión Lite, contados desde la creación del espacio, y quince (15) días calendario para Logística y para Producción, contados desde que actives cada uno de esos módulos.
Sin cobro ni conversión automática: la prueba no genera pagos. Para seguir usando la plataforma al terminar debes aceptar expresamente una Nota Técnica o un contrato.
Tus datos al terminar: conservamos la información del espacio durante un (1) mes después de que termine la prueba, para que puedas volverte cliente sin perder lo que cargaste o para que la exportes. Vencido ese plazo, la información se suprime de forma definitiva.
Uso de buena fe: la prueba sirve para evaluar FastOfi. No está pensada para operar en producción ni para cargar información de pacientes o datos sensibles reales, y podemos negarla o terminarla ante un uso abusivo o fraudulento.
Sin niveles de servicio: durante la prueba damos soporte por los canales de la plataforma, sin los tiempos de respuesta comprometidos con los clientes.

Los clientes que ya tienen contrato pueden probar módulos adicionales o la versión Pro en las condiciones de su propio contrato.

7. El servicio FastOfi

FastOfi presta un servicio de computación en la nube, administrado íntegramente por nosotros. Para que puedas acceder a él te concedemos una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y limitada a la vigencia del servicio. No entregamos copia, código objeto ni código fuente de la plataforma.

Evolución de la plataforma

FastOfi mejora continuamente: podemos cambiar la interfaz, ajustar o agregar funcionalidades, retirar características y aplicar actualizaciones de seguridad y de rendimiento. Te avisaremos a través de la plataforma o por correo cuando el cambio llegue a producción. Los cambios que afecten funcional o estructuralmente el Módulo de Producción, por ser un sistema computarizado sujeto a validación, se avisan con al menos quince (15) días calendario de antelación, salvo las actualizaciones de seguridad críticas.

Implementación

La puesta en marcha, la parametrización, la capacitación, las integraciones y los desarrollos adicionales son servicios independientes de la suscripción. Su alcance, precio y cronograma se fijan en la Nota Técnica o en una cotización aceptada por escrito.

Programa de innovación abierta

Puedes proponernos mejoras. No estamos obligados a implementarlas y las ideas, sugerencias y especificaciones funcionales que nos envíes podrán incorporarse a la plataforma sin contraprestación, en los términos de tu contrato. Tus datos, tu información confidencial, tus marcas y tu documentación propia siguen siendo tuyos.

8. Precio, facturación y mora

El precio de la suscripción y de los servicios profesionales es el de la Nota Técnica o la cotización aceptada.
La suscripción mensual se factura por anticipado y se paga dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes, salvo que el contrato fije otra cosa.
La suscripción se ajusta una vez al año, en el aniversario del Go-Live, según el IPC certificado por el DANE para los doce meses anteriores.
El tratamiento tributario (IVA, retenciones) es el previsto en el contrato y en la normativa vigente.
La mora causa intereses a la tasa máxima legal y puede llevar a la suspensión progresiva de servicios accesorios (soporte personalizado, integraciones, portal de terceros, inteligencia artificial, carga de archivos) y, finalmente, a la terminación del contrato. En ningún caso la mora te impedirá consultar tus registros ni recibir tu información al terminar.

9. Soporte y niveles de servicio

Para los clientes con contrato, damos soporte de uso por mesa de ayuda (tickets) y WhatsApp, escalable a videollamada, de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia), excepto festivos. Los tiempos de respuesta según la severidad son:

Severidad	Situación	Respuesta
Crítica	Operación detenida	4 horas hábiles
Alta	Afecta un proceso clave	8 horas hábiles
Media	Afecta parcialmente la operación	1 día hábil
Baja	Consulta o solicitud de mejora	2 días hábiles

Son tiempos de respuesta, no de solución. La disponibilidad objetivo es del 99,5 % mensual, con respaldos diarios; es una meta de servicio y no una garantía absoluta. No cuentan para medirla los mantenimientos programados y avisados, las suspensiones por mora, la fuerza mayor, las fallas de conectividad o de equipos del cliente ni las indisponibilidades de proveedores externos.

10. Uso aceptable

El cliente y sus usuarios se obligan a:

No explotar comercialmente la plataforma ni ponerla a disposición de terceros (sublicenciar, arrendar o ceder el acceso) sin autorización escrita.
No hacer ingeniería inversa, desensamblar ni descompilar la plataforma, ni construir obras derivadas de ella.
No usar la plataforma para fines ilícitos ni cargar contenidos que infrinjan derechos de terceros o la ley.
No intentar vulnerar la seguridad, acceder a datos de otros clientes ni someter la plataforma a cargas anormales o pruebas de intrusión sin autorización escrita.
Contar con la conectividad y los dispositivos mínimos para usar el servicio.

11. Propiedad intelectual

FastOfi es titular de los derechos de autor y demás derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma, el sitio web, sus contenidos, marcas, logotipos y diseños. Nada de lo que aquí se dice transfiere esos derechos: solo recibes la licencia de uso descrita en la sección 7.

Los datos y la información que el cliente y sus usuarios cargan en la plataforma son y seguirán siendo de propiedad exclusiva del cliente. Las marcas de terceros mencionadas en el sitio pertenecen a sus respectivos titulares.

12. Tus datos y los datos personales

Cuando el cliente carga datos personales en la plataforma (de sus trabajadores, proveedores, clientes o pacientes), el cliente es el responsable del tratamiento y FastOfi actúa como encargado, por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. El cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares, en especial para datos sensibles y de salud.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, registro de auditoría inalterable, separación lógica de la información de cada cliente, respaldos diarios y compromisos de confidencialidad de nuestro equipo. Nos apoyamos en proveedores de infraestructura en la nube que pueden estar fuera de Colombia, con obligaciones de protección no menos rigurosas que las nuestras.

Cuando tratamos datos como responsables (por ejemplo, los de quienes nos escriben o solicitan una demostración), lo hacemos según nuestra Política de tratamiento de datos personales. Para ejercer tus derechos escribe a [email protected].

13. SOFÍA y funciones de inteligencia artificial

SOFÍA, nuestra asistente con inteligencia artificial, está disponible en el sitio web y dentro de la plataforma. Al usarla ten en cuenta que:

Sus respuestas se generan automáticamente y pueden contener errores u omisiones. No reemplazan el criterio profesional de tu equipo de calidad, regulatorio, técnico o legal.
Dentro de la plataforma, SOFÍA propone y tú decides: las acciones que crean o modifican registros requieren tu confirmación y quedan trazadas (quién la pidió, qué datos usó, quién confirmó y qué registro creó).
En el sitio web no compartas datos sensibles, de salud ni información confidencial en la conversación.
Tus datos no se usan para entrenar modelos de terceros.

14. Cumplimiento normativo y validación

FastOfi es una herramienta de gestión: soporta la documentación, la trazabilidad y la evidencia que exigen normas como las buenas prácticas de manufactura, la Resolución 0444 de 2008 o la ISO 9001, pero no otorga ni sustituye certificaciones, registros sanitarios ni trámites ante el INVIMA, la FDA u otras autoridades.

Cada cliente es responsable de:

Verificar que su uso de la plataforma cumple la normativa aplicable a su actividad.
Obtener y mantener sus permisos, licencias y autorizaciones, incluidas las sanitarias.
Adelantar la validación de los sistemas computarizados que la norma le exija, con el tercero validador que designe, y sus procesos de control de cambios. FastOfi entrega la instancia de validación y las evidencias técnicas (trazabilidad, audit trail y controles del sistema), sin responder por el resultado de la validación ni por las decisiones de la autoridad.
Cumplir los plazos de retención documental que le exija su normativa sanitaria y de calidad.

15. Confidencialidad

FastOfi y el cliente guardan reserva sobre la información de la otra parte que conozcan con ocasión de las conversaciones comerciales y de la ejecución del servicio, y solo la usan para cumplir el contrato. Esta obligación se mantiene durante cinco (5) años después de la terminación. No es confidencial la información que sea de dominio público sin culpa de quien la recibe, la que ya tenía legítimamente o la que deba revelarse por orden de autoridad competente.

16. Terminación y devolución de la información

El contrato estándar tiene una vigencia de un (1) año, prorrogable automáticamente por periodos iguales, salvo aviso de no prórroga con treinta (30) días calendario de antelación.
Cualquiera de las partes puede terminarlo con un preaviso escrito de treinta (30) días calendario, respetando la permanencia mínima pactada. Ante un incumplimiento grave, la terminación puede ser inmediata.
Al terminar, ponemos tu información a disposición en archivos PDF (para registros y documentos) y JSON estructurado (para datos transaccionales y maestros), dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la notificación de terminación. La entrega no se condiciona al pago de saldos pendientes.
Conservamos la información durante sesenta (60) días calendario después de la terminación. Luego se suprime de forma definitiva e irreversible y, si lo pides, expedimos una certificación de supresión.

17. Límite de responsabilidad

La responsabilidad total de FastOfi, por cualquier causa, se limita al valor efectivamente pagado por el cliente durante los tres (3) meses de servicio anteriores al hecho que la origina. FastOfi no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, ni por la pérdida o corrupción de datos causada por el cliente o sus usuarios, el uso indebido de la plataforma, el incumplimiento de nuestras recomendaciones técnicas o el resultado de las validaciones a cargo de terceros.

Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave de FastOfi, conforme a los artículos 63, 1522 y 1616 del Código Civil, ni cuando la ley los prohíba. Respecto del sitio web y de la prueba gratuita, que se ofrecen sin costo, el servicio se presta «tal como está», sin garantías adicionales a las que imponga la ley.

18. Fuerza mayor

Ninguna parte responde por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito en los términos del artículo 64 del Código Civil: actos de autoridad, desastres naturales, epidemias, conmoción interior, fallas generalizadas de energía o telecomunicaciones, ciberataques de gran escala no atribuibles a fallas de seguridad propias o la indisponibilidad de proveedores esenciales de infraestructura. La parte afectada avisará a la otra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si el evento dura más de sesenta (60) días calendario, cualquiera de las partes puede terminar el contrato sin penalidad.

19. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Si surge una controversia, las partes buscarán primero un arreglo directo durante ocho (8) días hábiles; si no lo logran, acudirán a conciliación en el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y, de fracasar esta, a los jueces competentes de Medellín. Si una disposición resulta nula o inaplicable, las demás conservan sus efectos.

Cuando quien use el sitio tenga la calidad de consumidor, conserva los derechos que le otorga el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos, en especial cuando cambie nuestro modelo de contrato o la normativa. La versión vigente y su fecha aparecen siempre al inicio de esta página. Si el cambio es sustancial, lo avisaremos por la plataforma o por correo antes de que aplique. Los cambios no modifican lo que tu empresa ya firmó: para los clientes con contrato, cualquier modificación de las condiciones pactadas requiere un acuerdo escrito, salvo lo que el propio contrato permita actualizar de forma unilateral.

21. Contacto y notificaciones

Consultas generales y comerciales: [email protected] o WhatsApp +57 333 4340279.
Notificaciones contractuales: [email protected], a la atención del representante legal. Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia.
Protección de datos personales: [email protected].
Soporte para clientes: la mesa de ayuda dentro de la plataforma.

Versión 2026-10-14 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1

Términos y condiciones