Conditions générales

1. Qui nous sommes

FastOfi Corp S.A.S. (ci-après « FastOfi » ou « le prestataire »), société commerciale identifiée sous le NIT 901.031.306-1 et domiciliée à Medellín, Antioquia, Colombia, est titulaire du site web fastofi.com et de la plateforme d'informatique en nuage FastOfi, proposée en mode logiciel en tant que service (SaaS).

Vous pouvez nous écrire à [email protected]. Les canaux destinés aux notifications formelles figurent à la section Contact et notifications.

2. Champ d'application des présentes conditions et primauté du contrat

Les présentes conditions s'appliquent :

• À toute personne qui navigue sur le site web de FastOfi ou y converse avec Sophie.
• Aux entreprises et personnes qui demandent ou utilisent l'essai gratuit.
• Aux clients et à leurs utilisateurs, pour tout ce que leur contrat ne régit pas différemment.

En naviguant sur le site, en créant un compte, en cochant la case d'acceptation ou en utilisant la plateforme, vous déclarez avoir lu et accepté les présentes conditions. Si vous agissez au nom d'une entreprise, vous déclarez disposer des pouvoirs nécessaires pour l'engager. L'acceptation électronique a pleine validité conformément à la Ley 527 de 1999.

3. Définitions

• Plateforme : le service en nuage FastOfi, ses modules, interfaces, applications et fonctionnalités.
• Client : l'entreprise qui souscrit à la plateforme ou utilise l'essai gratuit.
• Utilisateur : la personne à qui le client crée un compte pour accéder à la plateforme.
• Espace ou instance : l'environnement propre au client au sein de la plateforme, logiquement séparé de celui des autres clients.
• Note technique : le document qui détaille les modules souscrits, les tarifs, le périmètre de la mise en service et les conditions commerciales de chaque client.
• Utilisateur simultané : poste de connexion simultanée à la plateforme, quel que soit le module utilisé.
• Go-Live : la mise à disposition en production du module souscrit, constatée dans le procès-verbal signé par les parties.

4. Utilisation du site web

Le contenu du site (textes, articles du blog, vidéos, illustrations et calculateurs) a une vocation informative et commerciale. Nous le vérifions avec soin, mais il ne constitue pas un conseil juridique, sanitaire, technique ou comptable, et la réglementation que nous citons peut évoluer. Avant de prendre des décisions réglementaires, vérifiez la norme en vigueur avec votre équipe ou votre conseiller.

En utilisant le site, vous vous engagez à ne pas :

• Tenter d'accéder sans autorisation aux zones restreintes, comptes ou systèmes de FastOfi.
• Extraire du contenu de manière massive ou automatisée, à l'exception des robots des moteurs de recherche qui respectent notre fichier robots.txt.
• Envoyer des formulaires contenant des données fausses ou des données de tiers sans leur autorisation.
• Introduire du code malveillant ou porter atteinte à la disponibilité du site.

Le site peut contenir des liens vers des pages de tiers. Nous ne contrôlons ni leur contenu ni leurs politiques, et vous y accédez sous votre responsabilité. L'utilisation des cookies est expliquée dans la Politique en matière de cookies.

5. Comptes, utilisateurs et identifiants

• Chaque utilisateur doit disposer de son propre compte. Les identifiants sont personnels et incessibles, car la traçabilité et la signature électronique des enregistrements reposent sur l'identification de l'auteur de chaque action.
• Le client administre ses utilisateurs, leurs profils et autorisations, et répond des actions réalisées avec les identifiants qu'il fournit.
• Vous devez nous prévenir sans délai si vous soupçonnez une utilisation non autorisée de votre compte.
• La plateforme peut limiter le nombre de sessions simultanées au nombre d'utilisateurs simultanés souscrits. Lorsque la limite est atteinte, l'ouverture de nouvelles sessions est bloquée jusqu'à ce qu'une session se libère ou que des utilisateurs supplémentaires soient souscrits ; ce blocage ne constitue pas une défaillance du service.
• Nous pouvons suspendre un compte en cas de risque pour la sécurité de la plateforme, d'autres clients ou de tiers, et nous en informerons le client.

6. Essai gratuit

Les entreprises intéressées peuvent demander un espace d'essai gratuit. En confirmant la demande, vous acceptez les conditions suivantes :

• Durée : quinze (15) jours calendaires de SIG · Qualité en version Lite, à compter de la création de l'espace, et quinze (15) jours calendaires pour Logistique et pour Production, à compter de l'activation de chacun de ces modules.
• Ni facturation ni conversion automatique : l'essai ne donne lieu à aucun paiement. Pour continuer à utiliser la plateforme à son terme, vous devez accepter expressément une Note technique ou un contrat.
• Vos données à la fin de l'essai : nous conservons les informations de l'espace pendant un (1) mois après la fin de l'essai, afin que vous puissiez devenir client sans perdre ce que vous avez chargé ou que vous puissiez les exporter. À l'expiration de ce délai, les informations sont définitivement supprimées.
• Utilisation de bonne foi : l'essai sert à évaluer FastOfi. Il n'est pas conçu pour une exploitation en production ni pour charger des informations réelles de patients ou des données sensibles, et nous pouvons le refuser ou y mettre fin en cas d'usage abusif ou frauduleux.
• Sans niveaux de service : pendant l'essai, nous assurons le support par les canaux de la plateforme, sans les délais de réponse garantis aux clients.

Les clients disposant déjà d'un contrat peuvent essayer des modules supplémentaires ou la version Pro dans les conditions de leur propre contrat.

7. Le service FastOfi

FastOfi fournit un service d'informatique en nuage, entièrement administré par nos soins. Pour vous permettre d'y accéder, nous vous concédons une licence d'utilisation non exclusive, incessible, révocable et limitée à la durée du service. Nous ne remettons ni copie, ni code objet, ni code source de la plateforme.

Évolution de la plateforme

FastOfi s'améliore en permanence : nous pouvons modifier l'interface, ajuster ou ajouter des fonctionnalités, retirer des caractéristiques et appliquer des mises à jour de sécurité et de performance. Nous vous en informerons via la plateforme ou par e-mail lorsque la modification sera mise en production. Les modifications affectant fonctionnellement ou structurellement le Module Production, en tant que système informatisé soumis à validation, sont annoncées au moins quinze (15) jours calendaires à l'avance, à l'exception des mises à jour de sécurité critiques.

Mise en œuvre

La mise en service, le paramétrage, la formation, les intégrations et les développements supplémentaires sont des services distincts de l'abonnement. Leur périmètre, leur prix et leur calendrier sont fixés dans la Note technique ou dans un devis accepté par écrit.

Programme d'innovation ouverte

Vous pouvez nous proposer des améliorations. Nous ne sommes pas tenus de les mettre en œuvre, et les idées, suggestions et spécifications fonctionnelles que vous nous transmettez pourront être intégrées à la plateforme sans contrepartie, dans les conditions de votre contrat. Vos données, vos informations confidentielles, vos marques et votre documentation propre restent les vôtres.

8. Prix, facturation et retard de paiement

• Le prix de l'abonnement et des services professionnels est celui de la Note technique ou du devis accepté.
• L'abonnement mensuel est facturé d'avance et payable dans les dix (10) premiers jours calendaires de chaque mois, sauf disposition contraire du contrat.
• L'abonnement est révisé une fois par an, à la date anniversaire du Go-Live, selon l'IPC certifié par le DANE pour les douze mois précédents.
• Le régime fiscal (TVA, retenues à la source) est celui prévu par le contrat et la réglementation en vigueur.
• Le retard de paiement fait courir des intérêts au taux maximal légal et peut entraîner la suspension progressive des services accessoires (support personnalisé, intégrations, portail tiers, intelligence artificielle, chargement de fichiers) et, en dernier lieu, la résiliation du contrat. En aucun cas le retard de paiement ne vous empêchera de consulter vos enregistrements ni de recevoir vos informations à la fin du contrat.

9. Support et niveaux de service

Pour les clients sous contrat, nous assurons un support d'utilisation via le service d'assistance (tickets) et WhatsApp, pouvant être étendu à la visioconférence, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h (heure de Colombie), hors jours fériés. Les délais de réponse selon la gravité sont les suivants :

Il s'agit de délais de réponse, et non de résolution. La disponibilité visée est de 99,5 % par mois, avec des sauvegardes quotidiennes ; il s'agit d'un objectif de service et non d'une garantie absolue. Ne sont pas pris en compte dans sa mesure les maintenances programmées et annoncées, les suspensions pour retard de paiement, la force majeure, les défaillances de connectivité ou d'équipements du client, ni les indisponibilités de prestataires externes.

10. Utilisation acceptable

Le client et ses utilisateurs s'engagent à :

• Ne pas exploiter commercialement la plateforme ni la mettre à la disposition de tiers (sous-licencier, louer ou céder l'accès) sans autorisation écrite.
• Ne pas pratiquer d'ingénierie inverse, ne pas désassembler ni décompiler la plateforme, ni créer d'œuvres dérivées de celle-ci.
• Ne pas utiliser la plateforme à des fins illicites ni y charger de contenus portant atteinte aux droits de tiers ou à la loi.
• Ne pas tenter de compromettre la sécurité, d'accéder aux données d'autres clients ni de soumettre la plateforme à des charges anormales ou à des tests d'intrusion sans autorisation écrite.
• Disposer de la connectivité et des appareils minimaux nécessaires pour utiliser le service.

11. Propriété intellectuelle

FastOfi est titulaire des droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle sur la plateforme, le site web, leurs contenus, marques, logos et designs. Rien de ce qui est indiqué ici ne transfère ces droits : vous recevez uniquement la licence d'utilisation décrite à la section 7.

Les données et informations que le client et ses utilisateurs chargent sur la plateforme sont et resteront la propriété exclusive du client. Les marques de tiers mentionnées sur le site appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

12. Vos données et les données personnelles

Lorsque le client charge des données personnelles sur la plateforme (de ses salariés, fournisseurs, clients ou patients), le client est responsable du traitement et FastOfi agit en tant que sous-traitant, pour son compte et selon ses instructions, conformément à la Ley 1581 de 2012 et au Decreto 1074 de 2015. Le client garantit disposer de l'autorisation des personnes concernées, en particulier pour les données sensibles et de santé.

Nous appliquons des mesures de sécurité techniques, humaines et administratives : chiffrement en transit, contrôle d'accès par rôles, journal d'audit inaltérable, séparation logique des informations de chaque client, sauvegardes quotidiennes et engagements de confidentialité de notre équipe. Nous nous appuyons sur des prestataires d'infrastructure en nuage qui peuvent être situés hors de Colombie, soumis à des obligations de protection non moins rigoureuses que les nôtres.

Lorsque nous traitons des données en tant que responsable du traitement (par exemple, celles des personnes qui nous écrivent ou demandent une démonstration), nous le faisons conformément à notre Politique de traitement des données personnelles. Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected].

13. Sophie et fonctions d'intelligence artificielle

Sophie, notre assistante dotée d'intelligence artificielle, est disponible sur le site web et au sein de la plateforme. En l'utilisant, tenez compte des points suivants :

• Ses réponses sont générées automatiquement et peuvent contenir des erreurs ou des omissions. Elles ne remplacent pas le jugement professionnel de vos équipes qualité, réglementaires, techniques ou juridiques.
• Au sein de la plateforme, Sophie propose et vous décidez : les actions qui créent ou modifient des enregistrements nécessitent votre confirmation et sont tracées (qui l'a demandée, quelles données ont été utilisées, qui a confirmé et quel enregistrement a été créé).
• Sur le site web, ne partagez pas de données sensibles, de données de santé ni d'informations confidentielles dans la conversation.
• Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles de tiers.

14. Conformité réglementaire et validation

FastOfi est un outil de gestion : il prend en charge la documentation, la traçabilité et les preuves exigées par des normes telles que les bonnes pratiques de fabrication, la Resolución 0444 de 2008 ou l'ISO 9001, mais n'octroie ni ne remplace les certifications, autorisations sanitaires ou démarches auprès de l'INVIMA, de la FDA ou d'autres autorités.

Chaque client est responsable de :

• Vérifier que son utilisation de la plateforme est conforme à la réglementation applicable à son activité.
• Obtenir et maintenir ses permis, licences et autorisations, y compris sanitaires.
• Réaliser la validation des systèmes informatisés exigée par la réglementation, avec le tiers valideur qu'il désigne, ainsi que ses processus de maîtrise des changements. FastOfi fournit l'instance de validation et les preuves techniques (traçabilité, piste d'audit et contrôles du système), sans répondre du résultat de la validation ni des décisions de l'autorité.
• Respecter les durées de conservation documentaire exigées par sa réglementation sanitaire et qualité.

15. Confidentialité

FastOfi et le client gardent confidentielles les informations de l'autre partie dont ils ont connaissance à l'occasion des échanges commerciaux et de l'exécution du service, et ne les utilisent que pour exécuter le contrat. Cette obligation demeure pendant cinq (5) ans après la résiliation. Ne sont pas confidentielles les informations tombées dans le domaine public sans faute de la partie qui les reçoit, celles qu'elle détenait déjà légitimement ou celles qui doivent être divulguées sur ordre d'une autorité compétente.

16. Résiliation et restitution des informations

• Le contrat standard a une durée d'un (1) an, renouvelable automatiquement pour des périodes identiques, sauf avis de non-renouvellement adressé trente (30) jours calendaires à l'avance.
• Chacune des parties peut le résilier moyennant un préavis écrit de trente (30) jours calendaires, dans le respect de la durée minimale d'engagement convenue. En cas de manquement grave, la résiliation peut être immédiate.
• À la résiliation, nous mettons vos informations à disposition sous forme de fichiers PDF (pour les enregistrements et documents) et JSON structuré (pour les données transactionnelles et de référence), dans les trente (30) jours ouvrés suivant la notification de la résiliation. Cette remise n'est pas subordonnée au paiement des sommes restant dues.
• Nous conservons les informations pendant soixante (60) jours calendaires après la résiliation. Elles sont ensuite supprimées de manière définitive et irréversible et, sur demande, nous délivrons une attestation de suppression.

17. Limitation de responsabilité

La responsabilité totale de FastOfi, pour quelque cause que ce soit, est limitée au montant effectivement payé par le client au titre des trois (3) mois de service précédant le fait générateur. FastOfi ne répond pas des dommages indirects, du manque à gagner, de la perte d'opportunités commerciales, ni de la perte ou de l'altération de données causée par le client ou ses utilisateurs, de l'utilisation inappropriée de la plateforme, du non-respect de nos recommandations techniques ou du résultat des validations à la charge de tiers.

Ces limites ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute grave de FastOfi, conformément aux articles 63, 1522 et 1616 du Código Civil, ni lorsque la loi les interdit. S'agissant du site web et de l'essai gratuit, proposés sans frais, le service est fourni « en l'état », sans autres garanties que celles imposées par la loi.

18. Force majeure

Aucune des parties n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure ou un cas fortuit au sens de l'article 64 du Código Civil : actes de l'autorité, catastrophes naturelles, épidémies, troubles intérieurs, pannes généralisées d'électricité ou de télécommunications, cyberattaques de grande ampleur non imputables à des failles de sécurité propres ou indisponibilité de prestataires essentiels d'infrastructure. La partie affectée en informera l'autre dans les cinq (5) jours ouvrés suivants. Si l'événement dure plus de soixante (60) jours calendaires, chacune des parties peut résilier le contrat sans pénalité.

19. Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes conditions sont régies par les lois de la République de Colombie. En cas de litige, les parties rechercheront d'abord un règlement amiable pendant huit (8) jours ouvrés ; à défaut, elles recourront à la conciliation devant le Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia et, en cas d'échec, aux juges compétents de Medellín. Si une disposition s'avère nulle ou inapplicable, les autres conservent leurs effets.

Lorsque l'utilisateur du site a la qualité de consommateur, il conserve les droits que lui confère l'Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) et peut saisir la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. Modifications des présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions, notamment en cas d'évolution de notre modèle de contrat ou de la réglementation. La version en vigueur et sa date figurent toujours en haut de cette page. Si la modification est substantielle, nous vous en informerons via la plateforme ou par e-mail avant son application. Les modifications n'altèrent pas ce que votre entreprise a déjà signé : pour les clients sous contrat, toute modification des conditions convenues requiert un accord écrit, sauf ce que le contrat lui-même permet de mettre à jour unilatéralement.

21. Contact et notifications

• Questions générales et commerciales : [email protected] ou WhatsApp +57 333 4340279.
• Notifications contractuelles : [email protected], à l'attention du représentant légal. Domicile : Medellín, Antioquia, Colombia.
• Protection des données personnelles : [email protected].
• Support client : le service d'assistance au sein de la plateforme.

Version 2026-10-14 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1