Politique de traitement et de protection des données personnelles

1. Qui nous sommes et en quelle qualité nous traitons vos données

FastOfi Corp S.A.S., société commerciale identifiée sous le NIT 901.031.306-1, domiciliée à Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia, e-mail [email protected], téléphone ___, est responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique.

FastOfi développe et exploite une plateforme de gestion (ERP) pour les entreprises de fabrication réglementée et de services pharmaceutiques. Cette double nature — une entreprise qui a ses propres clients, et une plateforme sur laquelle ces clients chargent des données de tiers — nous amène à traiter des données personnelles en deux qualités distinctes, expliquées à la section 3.

2. Champ d'application et définitions

La présente politique s'applique à toutes les données personnelles traitées par FastOfi, que ce soit par l'intermédiaire du site fastofi.com, de la plateforme, de nos canaux commerciaux et de support, ou de nos processus internes.

Nous utilisons les définitions de l'article 3 de la Ley 1581 de 2012 :

• Personne concernée (titular) : la personne physique dont les données personnelles font l'objet d'un traitement.
• Donnée personnelle : toute information liée ou pouvant être associée à une ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables.
• Donnée sensible : celle qui porte atteinte à l'intimité de la personne concernée ou dont l'usage abusif peut entraîner une discrimination ; notamment les données relatives à la santé, à la vie sexuelle et les données biométriques.
• Responsable du traitement : celui qui décide de la base de données et de son traitement.
• Sous-traitant (encargado) : celui qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles, telle que la collecte, la conservation, l'utilisation, la circulation ou la suppression.
• Autorisation : consentement préalable, exprès et éclairé de la personne concernée pour réaliser le traitement.
• Avis de confidentialité : communication mise à la disposition de la personne concernée pour l'informer du traitement, de ses finalités et de la manière d'accéder à la présente politique.

3. Nos deux rôles : responsable et sous-traitant

Cette distinction est la partie la plus importante du document et détermine à qui vous devez vous adresser pour exercer vos droits.

3.1. FastOfi en tant que responsable du traitement

Nous sommes responsables des données que nous collectons pour notre propre compte et pour nos propres finalités : visiteurs du site web, personnes qui demandent une démo, contacts commerciaux, personnes de contact de nos clients et fournisseurs, candidats à des postes et notre propre équipe.

3.2. FastOfi en tant que sous-traitant

Lorsqu'un client souscrit à la plateforme et y charge des informations — employés, contacts de fournisseurs et, dans le module de service pharmaceutique, données de patients — le responsable de ces données est le client, et non FastOfi. Nous agissons en tant que sous-traitant : nous les traitons uniquement selon ses instructions et pour lui fournir le service souscrit.

En cette qualité :

• Nous n'utilisons pas les informations d'un client à nos propres fins, ne les cédons pas et ne les commercialisons pas.
• Nous ne croisons ni ne mélangeons les informations de clients différents. Chaque instance est isolée.
• Nous n'utilisons pas les données d'un client pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle à usage général, ni pour améliorer le produit d'une manière qui les rendrait identifiables ou récupérables par des tiers.
• Nous appliquons les mesures de sécurité décrites à la section 12 et informons le client de tout incident.
• Nous restituons ou supprimons les informations à la fin du contrat, selon les conditions qui y sont convenues.

Les conditions de ce rôle sont formalisées dans un accord de sous-traitance du traitement, annexé au contrat de service.

Si vous êtes patient, employé ou fournisseur d'une entreprise qui utilise FastOfi et souhaitez connaître, mettre à jour ou supprimer vos données, vous devez vous adresser à cette entreprise, qui en est responsable. Si vous nous écrivez directement, nous vous orienterons et informerons notre client, mais nous ne pouvons ni modifier ni communiquer des informations de son instance sans son instruction.

4. Principes que nous appliquons

Tout traitement que nous réalisons est soumis aux principes de l'article 4 de la Ley 1581 de 2012 :

• Légalité : le traitement est une activité réglementée.
• Finalité : il répond à une finalité légitime dont nous informons la personne concernée.
• Liberté : nous ne traitons des données qu'avec un consentement préalable, exprès et éclairé, ou sur mandat légal ou judiciaire.
• Véracité ou qualité : les informations doivent être véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles.
• Transparence : nous garantissons à la personne concernée le droit d'obtenir des informations sur ses données.
• Accès et circulation restreints : les données ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
• Sécurité : nous adoptons des mesures techniques, humaines et administratives pour empêcher toute altération, perte, consultation ou accès non autorisé.
• Confidentialité : les personnes qui interviennent dans le traitement sont tenues au secret, y compris après la fin de leur relation avec nous.

5. Quelles données nous traitons et à quelles fins

En tant que responsable du traitement, nous traitons les catégories suivantes. Nous ne collectons que ce dont nous avons besoin pour chaque finalité.

Nous ne prenons pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées. Les fonctions d'intelligence artificielle de la plateforme génèrent des suggestions et des brouillons ; la décision et la signature reviennent toujours à une personne.

6. Données sensibles et données de mineurs

En tant que responsable du traitement, nous ne collectons pas de données sensibles. Nous ne les demandons ni sur le site, ni dans le formulaire de démo, ni dans nos canaux commerciaux.

En tant que sous-traitant, la plateforme peut conserver des données relatives à la santé lorsqu'un client utilise le module de service pharmaceutique. Dans ce cas :

• C'est au client qu'il incombe d'obtenir l'autorisation expresse du patient.
• Nul n'est tenu d'autoriser le traitement de données sensibles, ni de révéler des données sensibles ou des données de mineurs.
• Nous appliquons un contrôle d'accès par rôle, le chiffrement et la journalisation d'audit à ces informations, et l'accès de notre personnel de support est enregistré et limité au strict nécessaire pour traiter une demande du client.

Le traitement des données d'enfants et d'adolescents est interdit, sauf exceptions légales ; lorsqu'il a lieu, il doit répondre à leur intérêt supérieur et garantir le respect de leurs droits fondamentaux.

7. Comment nous obtenons et prouvons votre autorisation

Nous sollicitons votre autorisation de manière préalable, expresse et éclairée, au moyen d'une case non cochée par défaut, accompagnée de la description des finalités et du lien vers la présente politique. Les finalités facultatives, comme l'envoi de contenus commerciaux, sont sollicitées séparément : elles ne sont jamais regroupées avec l'autorisation principale.

Nous conservons la preuve de chaque autorisation : date et heure, canal, adresse IP et version de la présente politique en vigueur à ce moment-là. Vous pouvez nous demander une copie de cette attestation.

Vous pouvez révoquer votre autorisation à tout moment en écrivant à [email protected], sauf lorsqu'une obligation légale ou contractuelle nous impose de conserver les informations.

8. Vos droits en tant que personne concernée

Conformément à l'article 8 de la Ley 1581 de 2012, vous avez le droit de :

• Connaître, mettre à jour et rectifier vos données personnelles.
• Demander la preuve de l'autorisation que vous avez donnée, sauf lorsque la loi ne l'exige pas.
• Être informé, sur demande, de l'usage que nous avons fait de vos données.
• Déposer une plainte auprès de la Superintendencia de Industria y Comercio pour manquement au régime de protection des données, après avoir épuisé la procédure de consultation ou de réclamation auprès de nous.
• Révoquer l'autorisation et demander la suppression des données, lorsqu'aucune obligation légale ou contractuelle ne s'y oppose.
• Accéder gratuitement à vos données personnelles faisant l'objet d'un traitement.

9. Comment exercer vos droits et dans quels délais nous répondons

Canal : écrivez à [email protected], ou déposez votre demande par écrit à Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia. Indiquez votre nom, votre pièce d'identité, un moyen de réponse et la description de votre demande. Si vous agissez au nom d'une autre personne, justifiez de cette qualité.

9.1. Consultations

Lorsque vous souhaitez connaître les informations que nous détenons sur vous, nous répondons dans un délai maximal de dix (10) jours ouvrés. Si cela n'est pas possible, nous vous en informons avant l'échéance en expliquant les motifs et la date à laquelle nous traiterons la consultation, qui ne dépassera pas cinq (5) jours ouvrés supplémentaires.

9.2. Réclamations

Lorsque vous estimez que vos données doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, ou que nous avons manqué à l'une de nos obligations, nous traitons la réclamation dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrés à compter du lendemain de sa réception. Si cela n'est pas possible, nous vous informons des motifs et de la nouvelle date, qui ne dépassera pas huit (8) jours ouvrés supplémentaires. Si la réclamation est incomplète, nous vous demandons de la compléter dans les cinq (5) jours suivants ; si vous ne le faites pas dans un délai de deux (2) mois, elle est réputée abandonnée. Si nous ne sommes pas compétents, nous transmettons la réclamation à l'entité compétente et vous en informons. Tant que la réclamation est en cours de traitement, la donnée porte la mention « réclamation en cours ».

10. Avec qui nous partageons des données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec des prestataires qui nous fournissent des services nécessaires à notre activité, liés par des accords de confidentialité et de sous-traitance du traitement :

• Infrastructure et hébergement dans le cloud : ___
• E-mails transactionnels et communications : ___
• Analytique du site web : ___
• Gestion commerciale et support : ___
• Fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle pour les fonctions de Sophie : ___
• Services comptables, fiscaux et juridiques.

Nous pouvons également communiquer des informations aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu'elles en font la demande légitime dans l'exercice de leurs fonctions.

11. Transferts et transmissions internationaux

Certains de nos prestataires sont situés hors de Colombie ; vos données peuvent donc être conservées ou traitées à l'étranger. Ces opérations sont réalisées dans le cadre de contrats de transmission qui imposent au destinataire les mêmes obligations que la présente politique, ou vers des pays reconnus par la Superintendencia de Industria y Comercio comme offrant un niveau de protection adéquat, ou avec votre autorisation expresse et non équivoque lorsque la loi l'exige.

12. Sécurité et incidents

Nous appliquons des mesures techniques, humaines et administratives raisonnables pour protéger les informations : chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès par rôles, journal d'audit, séparation des environnements, sauvegardes périodiques avec vérification de la restauration, gestion des vulnérabilités et accords de confidentialité avec l'ensemble du personnel.

Aucun système n'est infaillible. En cas d'incident compromettant des données personnelles, nous le signalons à la Superintendencia de Industria y Comercio dans les quinze (15) jours ouvrés suivant sa détection, nous informons les clients concernés et adoptons les mesures de confinement et de correction appropriées.

13. Durée de validité de la politique et des bases de données

La présente politique est en vigueur depuis le 2026-08-05. Nous conservons les données personnelles pendant toute la durée de la finalité qui a justifié leur collecte puis pendant les délais exigés par les normes comptables, fiscales, commerciales et sanitaires applicables. À l'expiration de ces délais, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée.

___ (Indiquer ici, le cas échéant, l'attestation d'inscription au Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC. L'obligation d'inscription incombe aux sociétés dont l'actif total dépasse 100 000 UVT ; si FastOfi ne dépasse pas ce seuil, la présente politique reste obligatoire, mais pas l'inscription.)

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Lorsque la modification affecte de manière substantielle les finalités du traitement, nous vous en informerons par le moyen de contact enregistré avant de l'appliquer, et solliciterons une nouvelle autorisation si la loi l'exige. La version en vigueur et sa date figurent toujours en haut du présent document.

Version 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1