Política de tratamento e proteção de dados pessoais

1. Quem somos e em que qualidade tratamos seus dados

A FastOfi Corp S.A.S., sociedade empresária identificada com o NIT 901.031.306-1, com domicílio em Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia, e-mail [email protected], telefone ___, é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais descritos nesta política.

A FastOfi desenvolve e opera uma plataforma de gestão (ERP) para empresas de fabricação regulada e serviços farmacêuticos. Essa dupla natureza —uma empresa que tem seus próprios clientes e uma plataforma na qual esses clientes carregam dados de terceiros— faz com que tratemos dados pessoais em duas qualidades distintas, explicadas no item 3.

2. Escopo e definições

Esta política aplica-se a todos os dados pessoais tratados pela FastOfi, seja por meio do site fastofi.com, da plataforma, de nossos canais comerciais e de suporte ou de nossos processos internos.

Utilizamos as definições do artigo 3 da Ley 1581 de 2012:

• Titular: a pessoa natural cujos dados pessoais são objeto de tratamento.
• Dado pessoal: qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis.
• Dado sensível: aquele que afeta a intimidade do titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação; entre outros, os dados relativos à saúde, à vida sexual e os dados biométricos.
• Responsável pelo tratamento: quem decide sobre a base de dados e o seu tratamento.
• Encarregado do tratamento (operador): quem trata dados pessoais por conta do responsável.
• Tratamento: qualquer operação sobre dados pessoais, como a coleta, o armazenamento, o uso, a circulação ou a eliminação.
• Autorização: consentimento prévio, expresso e informado do titular para realizar o tratamento.
• Aviso de privacidade: comunicação disponibilizada ao titular para informá-lo sobre o tratamento, suas finalidades e a forma de acessar esta política.

3. Nossas duas funções: responsável e operador

Esta distinção é a parte mais importante do documento e determina a quem você deve se dirigir para exercer seus direitos.

3.1. A FastOfi como responsável

Somos responsáveis pelos dados que coletamos por conta própria e para nossas próprias finalidades: visitantes do site, pessoas que solicitam uma demo, contatos comerciais, pessoas de contato de nossos clientes e fornecedores, candidatos a vagas e nossa própria equipe.

3.2. A FastOfi como operador

Quando um cliente contrata a plataforma e carrega nela informações —funcionários, contatos de fornecedores e, no módulo de serviço farmacêutico, dados de pacientes—, o responsável por esses dados é o cliente, não a FastOfi. Nós atuamos como operadores: tratamos esses dados exclusivamente segundo suas instruções e para prestar o serviço contratado.

Nessa qualidade:

• Não usamos as informações de um cliente para finalidades próprias, nem as cedemos, nem as comercializamos.
• Não cruzamos nem misturamos as informações entre clientes diferentes. Cada instância é isolada.
• Não usamos os dados de um cliente para treinar modelos de inteligência artificial de propósito geral nem para melhorar o produto de forma que possam ser identificados ou recuperados por terceiros.
• Aplicamos as medidas de segurança do item 12 e avisamos o cliente diante de qualquer incidente.
• Devolvemos ou eliminamos as informações ao término do contrato, nos termos nele pactuados.

As condições dessa função são formalizadas em um acordo de operação do tratamento, anexo ao contrato de serviço.

Se você é paciente, funcionário ou fornecedor de uma empresa que usa a FastOfi e quer conhecer, atualizar ou eliminar seus dados, deve se dirigir a essa empresa, que é a responsável. Se nos escrever diretamente, orientaremos você e informaremos nosso cliente, mas não podemos modificar nem entregar informações da instância dele sem sua instrução.

4. Princípios que aplicamos

Todo tratamento que realizamos está sujeito aos princípios do artigo 4 da Ley 1581 de 2012:

• Legalidade: o tratamento é uma atividade regulamentada.
• Finalidade: obedece a uma finalidade legítima que informamos ao titular.
• Liberdade: só tratamos dados com consentimento prévio, expresso e informado, ou com mandado legal ou judicial.
• Veracidade ou qualidade: a informação deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
• Transparência: garantimos ao titular o direito de obter informações sobre seus dados.
• Acesso e circulação restrita: os dados só são acessíveis para quem estiver autorizado.
• Segurança: adotamos medidas técnicas, humanas e administrativas para evitar adulteração, perda, consulta ou acesso não autorizado.
• Confidencialidade: quem intervém no tratamento é obrigado a manter sigilo, mesmo após o término de seu vínculo.

5. Quais dados tratamos e para quê

Como responsáveis, tratamos as seguintes categorias. Só coletamos o que precisamos para cada finalidade.

Não tomamos decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre os titulares. As funções de inteligência artificial da plataforma geram sugestões e rascunhos; a decisão e a assinatura são sempre de uma pessoa.

6. Dados sensíveis e de menores de idade

Como responsáveis, não coletamos dados sensíveis. Não os solicitamos no site, no formulário de demo nem em nossos canais comerciais.

Como operadores, a plataforma pode armazenar dados relativos à saúde quando um cliente opera o módulo de serviço farmacêutico. Nesse caso:

• O responsável por obter a autorização expressa do paciente é o cliente.
• Ninguém é obrigado a autorizar o tratamento de dados sensíveis, nem a revelar dados sensíveis ou de menores de idade.
• Aplicamos controle de acesso por perfil, criptografia e registro de auditoria sobre essas informações, e o acesso de nossa equipe de suporte fica registrado e se limita ao estritamente necessário para atender a uma solicitação do cliente.

O tratamento de dados de crianças e adolescentes é proibido, salvo nas exceções legais; quando ocorre, deve atender ao seu interesse superior e assegurar o respeito aos seus direitos fundamentais.

7. Como obtemos e comprovamos sua autorização

Solicitamos sua autorização de forma prévia, expressa e informada, por meio de uma caixa de seleção que não vem marcada e que é acompanhada da descrição das finalidades e do link para esta política. As finalidades opcionais, como o envio de conteúdos comerciais, são solicitadas separadamente: nunca vêm embutidas na autorização principal.

Guardamos prova de cada autorização: data e hora, canal, endereço IP e versão desta política vigente naquele momento. Você pode nos solicitar uma cópia desse registro.

Você pode revogar sua autorização a qualquer momento escrevendo para [email protected], salvo quando houver um dever legal ou contratual que nos obrigue a conservar as informações.

8. Seus direitos como titular

De acordo com o artigo 8 da Ley 1581 de 2012, você tem direito a:

• Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais.
• Solicitar prova da autorização que concedeu, salvo quando a lei não a exigir.
• Ser informado, mediante solicitação, sobre o uso que demos aos seus dados.
• Apresentar reclamações à Superintendencia de Industria y Comercio por infrações ao regime de proteção de dados, após esgotado o trâmite de consulta ou reclamação perante nós.
• Revogar a autorização e solicitar a eliminação dos dados, quando não houver um dever legal ou contratual que o impeça.
• Acessar gratuitamente seus dados pessoais objeto de tratamento.

9. Como exercer seus direitos e em quanto tempo respondemos

Canal: escreva para [email protected], ou protocole sua solicitação por escrito em Calle 4G 81A-105 INT 1807, Medellín, Antioquia, Colombia. Informe seu nome, seu documento de identidade, um canal de resposta e a descrição do que solicita. Se você atuar em representação de outra pessoa, comprove essa condição.

9.1. Consultas

Quando você quiser conhecer as informações que temos sobre você, respondemos em no máximo dez (10) dias úteis. Se não for possível, avisaremos antes do vencimento, explicando os motivos e a data em que atenderemos a consulta, que não ultrapassará cinco (5) dias úteis adicionais.

9.2. Reclamações

Quando você considerar que seus dados devem ser corrigidos, atualizados ou eliminados, ou que descumprimos algum dever, atendemos à reclamação em no máximo quinze (15) dias úteis contados a partir do dia seguinte ao seu recebimento. Se não for possível, informaremos os motivos e a nova data, que não ultrapassará oito (8) dias úteis adicionais. Se a reclamação chegar incompleta, pediremos que você a complemente dentro dos cinco (5) dias seguintes; se não o fizer em dois (2) meses, entende-se que desistiu. Se não formos competentes, encaminharemos a reclamação a quem corresponder e informaremos você. Enquanto a reclamação estiver em trâmite, o dado ficará marcado com a legenda «reclamação em trâmite».

10. Com quem compartilhamos dados

Não vendemos dados pessoais. Nós os compartilhamos apenas com fornecedores que nos prestam serviços necessários para operar, vinculados por acordos de confidencialidade e de operação do tratamento:

• Infraestrutura e hospedagem em nuvem: ___
• E-mail transacional e comunicações: ___
• Analytics do site: ___
• Gestão comercial e suporte: ___
• Fornecedores de modelos de inteligência artificial para as funções da Sofia: ___
• Serviços contábeis, tributários e jurídicos.

Também podemos entregar informações a autoridades administrativas ou judiciais quando houver uma solicitação legítima no exercício de suas funções.

11. Transferência e transmissão internacional

Alguns de nossos fornecedores estão localizados fora da Colômbia, por isso seus dados podem ser armazenados ou processados no exterior. Essas operações são realizadas sob contratos de transmissão que impõem ao receptor os mesmos deveres desta política, ou para países declarados pela Superintendencia de Industria y Comercio como de nível adequado de proteção, ou com sua autorização expressa e inequívoca quando a lei o exigir.

12. Segurança e incidentes

Aplicamos medidas técnicas, humanas e administrativas razoáveis para proteger as informações: criptografia em trânsito e em repouso, controle de acesso por perfis, registro de auditoria, separação de ambientes, backups periódicos com verificação de restauração, gestão de vulnerabilidades e acordos de confidencialidade com toda a equipe.

Nenhum sistema é infalível. Diante de um incidente que comprometa dados pessoais, nós o reportamos à Superintendencia de Industria y Comercio dentro dos quinze (15) dias úteis seguintes ao momento em que o detectarmos, informamos os clientes afetados e adotamos as medidas de contenção e correção cabíveis.

13. Vigência da política e das bases de dados

Esta política vigora desde 2026-08-05. Conservamos os dados pessoais enquanto durar a finalidade que justificou sua coleta e, depois, pelos prazos exigidos pelas normas contábeis, tributárias, comerciais e sanitárias aplicáveis. Vencidos esses prazos, nós os eliminamos ou anonimizamos de forma segura.

___ (Incluir aqui, se aplicável, o comprovante de inscrição no Registro Nacional de Bases de Datos da SIC. A obrigação de registro recai sobre as sociedades com ativos totais superiores a 100.000 UVT; se a FastOfi não ultrapassar esse limite, esta política continua sendo obrigatória, mas o registro não.)

14. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta política. Quando a alteração afetar substancialmente as finalidades do tratamento, nós a comunicaremos pelo canal de contato que tivermos registrado antes de aplicá-la e solicitaremos uma nova autorização se a lei o exigir. A versão vigente e sua data aparecem sempre no início deste documento.

Versão 2026-08-05 · FastOfi Corp S.A.S. · NIT 901.031.306-1